Azərbaycanca
Беларускі
Dansk
Deutsch
Española
Français
Indonesia
Italiana
日本語
Қазақ
Lietuvos
Nederlands
Português
Русский
සිංහල
แบบไทย
Türkçe
Українська
中國人
United State
Afrikaans
Керування часом, тайм-менеджмент (від англ. time management) — сукупність методик оптимальної організації часу для виконання поточних задач, проектів та календарних подій. Типовими підходами в керуванні часом є постановка пріоритетів, розбиття великих завдань та проектів на окремі дії та делегування іншим людям. До керування часом належать також методи впливу на мотивацію та контролю результатів. По темі менеджменту часу часто проводяться психологічні тренінги. Головними допоміжними інструментами для керування часом є особистий календар, список поточних завдань та список проектів. Механізми для керування часом (календар та список задач з можливістю їх пріоритизації та категоризації) реалізовані в комп'ютерних програмах таких як Microsoft Outlook, iCal а також у сучасних мобільних телефонах та кишенькових комп'ютерах.
На винахід терміну тайм-менеджмент претендує компанія Time Management International. Її засновник, данець Клаус Меллер, в 70-ті роки винайшов Time Manager — складно влаштований блокнот-щоденник, який можна вважати прабатьком сучасного органайзера.
Прийоми в керуванні часом
Для того, щоби визначити як наразі використовується час рекомендується впродовж певного часу вести щоденник, в якому нотується кількість часу необхідна для виконання типових задач. Це дозволяє точніше розраховувати власні сили у плануванні.
Щоби оцінювати свій прогрес ефективним методом є щотижневий аналіз виконаного та того, що очікується на наступному тижні.
Постановка пріоритетів
Згідно з емпіричним принципом Парето, лише 20 % всіх справ призводять до 80 % бажаного результату. Розставлення пріоритетів полягає у визначенні саме цих 20 % справ, які матимуть найбільший вплив.
Президент США Дуайт Девід Ейзенхауер запропонував просту методику для визначення пріоритетів серед списку всіх поточних дій. Це здійснюється за допомогою градації задач стосовно їхньої терміновості та важливості як у наступній таблиці:
| Важливість \ Терміновість | не терміново | терміново |
| важливо | запланувати час виконання задачі та виконати її особисто | одразу самостійно виконати |
| не важливо | не робити, відкинути | делегувати задачу компетентній особі |
Планування робочого часу фахівця
Планування означає підготовку до реалізації цілей та упорядкування робочого часу. З практики відомо, що при витраті 10 хвилин на планування робочого часу можна щодня заощадити до двох годин.
Для раціонального використання свого часу фахівцю необхідно, перш за все, чітко усвідомити свої основні функції, цілі, завдання та бюджет часу. При плануванні слід враховувати такі основні правила:
- При складанні плану на день залишити 40 % часу вільним, тобто 60 % часу відвести на планові роботи, 20 — на непередбачені, 20 % — на ті, що виникають спонтанно;
- Треба постійно фіксувати витрачений час. При цьому слід вказувати, як і на які потреби він був витрачений. У результаті фахівець, маючи повне уявлення про витрати свого часу, може складати план на майбутнє;
- Для складання гарного плану з чітким зазначенням використаного часу необхідно розподілити свої завдання на довго-, середньо- і короткострокові;
- Основні принципи складання плану: регулярність, системність, послідовність;
- Для забезпечення реальності планування слід планувати такий обсяг завдань, з яким фахівець може реально впоратися.
Основою плану використання часу фахівця може служити його перспективний план. З урахуванням цього багаторічного плану складають річний план, який охоплює квартальні плани. Квартальні плани можуть бути скоординовані з річним планом та розділені на місячні плани. Виходячи з цього тижнево-добовий план буде найточнішим планом використання робочого часу фахівця. План на робочий день являє собою найважливішу сходинку в плануванні робочого часу, він постійно контролюється і коригується з урахуванням обставин.
Авторські методики керування часом
Існує безліч авторських методик для керування часом. Великою популярністю в англомовному світі користується методика Getting Things Done розроблена . Вона базується на тому, що записування всіх поточних справ, проектів та ідей дозволяє тримати пам'ять не перевантаженою і вільною для найголовнішого. Важливим компонентом методики є прийняття рішення про те, чи є можливість щось вдіяти по відношенню до різного роду інформації, яка надходить. Як способи реагування на нову інформацію пропонується або заносити дату в календар, або додавати її у список поточних дій, або розміщати у власній довідковій системі або при не достатній важливості відкладати на непередбачуване майбутнє чи повністю відкидати.
В німецькомовному світі відомим є метод ALPEN Лотара Зайверта. Планувати час пропонується використовуючи пять кроків, що відповідають першим літерам абревіатури ALPEN:
- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren — Нотувати завдання та заплановані дії
- Länge schätzen — Оцінювати тривалість виконання кожної дії
- Pufferzeiten einplanen — Включати у планування буферний час
- Entscheidungen treffen — Приймати рішення
- Nachkontrolle — Контроль за виконанням дій
Принципи керування часом за Брайаном Трейсі
В своїй книзі «Зроби це зараз» мотиваційний спікер Брайан Трейсі виклав основні принципи ефективного використання часу:
- Накрийте на стіл. Визначте, чого саме ви хочете. У цьому випадку чіткість є визначальною. Запишіть свої цілі та прагнення до того, як почнете.
- Заздалегідь плануйте кожен день. Думайте на папері. Кожна хвилина, витрачена на планування, може заощадити п’ять чи десять хвилин на виконання.
- До всього застосовуйте правило 80/20. Двадцять відсотків вашої діяльності дають 80 % ваших результатів. Завжди зосереджуйте сили на виконанні цих 20 %.
- Думайте про наслідки. Вашими найважливішими завданнями й пріоритетами є ті, які мають найсерйозніші наслідки, позитивні чи негативні, для вашого життя і роботи. Зосередьтесь на них.
- Займайтесь творчою прокрастинацією. Оскільки ви не можете виконати все, ви повинні навчитися свідомо відкладати виконання тих завдань, які мають невелику цінність, щоб отримати досить часу для того, що дійсно має значення.
- Постійно використовуйте метод АБВГД. Перед початком роботи над переліком завдань витратьте час на впорядкування їх за пріоритетністю й цінністю, аби впевнитись, що працюєте над дійсно важливими.
- Зосередьтесь на сферах ключових результатів. Знайдіть і визначте ті результати, які необхідні вам для якісного виконання вашої роботи, і працюйте над ними протягом дня.
- Скористайтеся законом трьох. Визначте три речі у своїй роботі, що відповідають за 90 % вашого внеску, а тоді зосередьтесь на виконанні їх передусім. Ви помітите, що у вас з’явилося більше часу для родини та особистого життя.
- Перед початком ретельно готуйтесь. До початку роботи переконайтесь, що все потрібне у вас під рукою. Зберіть папери, інформацію, всі засоби та робочі матеріали, цифри, які можуть знадобитись, щоб почати роботу й продовжувати її.
- Рухайтесь від бочки до бочки. Найбільше й найважливіше завдання можна виконати, якщо йти до цього крок за кроком.
- Удосконалюйте свої ключові навички. Що більше ви маєте знань і навичок щодо своїх ключових завдань, то швидше почнете їх виконувати й завершите.
- Використовуйте свої особливі таланти. Визначте, що у вас виходить особливо добре або могло б виходити добре, і киньте всі сили на виконання цього.
- Визначте основні перепони. Визначте труднощі й важкі моменти, внутрішні та зовнішні, які обмежують швидкість, із якою ви досягаєте найважливіших цілей, та зосередьтесь на їх подоланні.
- Тисніть на себе. Уявіть, що вам потрібно поїхати з міста на місяць, і працюйте так, наче мусите завершити всі важливі справи до від’їзду.
- Максимізуйте свої особисті сили. Визначте періоди найвищої фізичної та розумової активності щодня й сплануйте виконання найважливіших і найважчих завдань у цей час. Відпочивайте багато, щоб мати змогу працювати на повну силу.
- Мотивуйте себе діяти. Будьте для себе групою підтримки. У кожній ситуації шукайте позитив. Зосередьтесь на розв’язанні, а не проблемі. Завжди будьте налаштовані оптимістично й конструктивно.
- Позбудьтесь технологічного рабства. Використовуйте технології для покращення якості комунікації, проте не дозволяйте їм поневолити себе. Навчіться час від часу вимикати всі девайси й залишати їх.
- Діліть завдання на частини. Розбивайте об’ємні, складні завдання на невеличкі шматочки й починайте з невеликої частини.
- Створюйте великі блоки часу. Організовуйте свій день навколо великих блоків часу, протягом яких можна зосередитись на виконанні значних завдань.
- Розвиньте відчуття крайньої необхідності. Виробіть у себе звичку швидко переходити від одного важливого завдання до іншого. Станьте людиною, яка відома швидким та якісним виконанням завдань.
- Виконуйте завдання по одному. Ставте чіткі пріоритети, негайно починайте працювати над найважливішим завданням і працюйте, доки не виконаєте його на 100 %. Оце і є ключем до високого рівня виконання та максимальної особистої продуктивності.
Див. також
Примітки
- . Архів оригіналу за 24 Червня 2008. Процитовано 7 Квітня 2010.
- Брайан, Трейсі (2019). Зроби це зараз (українська) . Харків: Клуб сімейного дозвілля. с. 103—105.
Джерела
- Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса.
- Covey, Stephen (1994) First Things First.
- Seiwert, Lothar. Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook — Unterschleißheim: Microsoft Press, 2010
Посилання
- Кейт Кінан, Менеджмент — керування часом або Web Archive
Вікіпедія, Українська, Україна, книга, книги, бібліотека, стаття, читати, завантажити, безкоштовно, безкоштовно завантажити, mp3, відео, mp4, 3gp, jpg, jpeg, gif, png, малюнок, музика, пісня, фільм, книга, гра, ігри, мобільний, телефон, android, ios, apple, мобільний телефон, samsung, iphone, xiomi, xiaomi, redmi, honor, oppo, nokia, sonya, mi, ПК, web, Інтернет
Keruvannya chasom tajm menedzhment vid angl time management sukupnist metodik optimalnoyi organizaciyi chasu dlya vikonannya potochnih zadach proektiv ta kalendarnih podij Tipovimi pidhodami v keruvanni chasom ye postanovka prioritetiv rozbittya velikih zavdan ta proektiv na okremi diyi ta deleguvannya inshim lyudyam Do keruvannya chasom nalezhat takozh metodi vplivu na motivaciyu ta kontrolyu rezultativ Po temi menedzhmentu chasu chasto provodyatsya psihologichni treningi Golovnimi dopomizhnimi instrumentami dlya keruvannya chasom ye osobistij kalendar spisok potochnih zavdan ta spisok proektiv Mehanizmi dlya keruvannya chasom kalendar ta spisok zadach z mozhlivistyu yih prioritizaciyi ta kategorizaciyi realizovani v komp yuternih programah takih yak Microsoft Outlook iCal a takozh u suchasnih mobilnih telefonah ta kishenkovih komp yuterah Zgidno z principom Pareto lishe 20 vsiyeyi diyalnosti prizvodit do 80 bazhanogo rezultatu Na vinahid terminu tajm menedzhment pretenduye kompaniya Time Management International Yiyi zasnovnik danec Klaus Meller v 70 ti roki vinajshov Time Manager skladno vlashtovanij bloknot shodennik yakij mozhna vvazhati prabatkom suchasnogo organajzera Prijomi v keruvanni chasomDlya togo shobi viznachiti yak narazi vikoristovuyetsya chas rekomenduyetsya vprodovzh pevnogo chasu vesti shodennik v yakomu notuyetsya kilkist chasu neobhidna dlya vikonannya tipovih zadach Ce dozvolyaye tochnishe rozrahovuvati vlasni sili u planuvanni Shobi ocinyuvati svij progres efektivnim metodom ye shotizhnevij analiz vikonanogo ta togo sho ochikuyetsya na nastupnomu tizhni Postanovka prioritetiv Zgidno z empirichnim principom Pareto lishe 20 vsih sprav prizvodyat do 80 bazhanogo rezultatu Rozstavlennya prioritetiv polyagaye u viznachenni same cih 20 sprav yaki matimut najbilshij vpliv Prezident SShA Duajt Devid Ejzenhauer zaproponuvav prostu metodiku dlya viznachennya prioritetiv sered spisku vsih potochnih dij Ce zdijsnyuyetsya za dopomogoyu gradaciyi zadach stosovno yihnoyi terminovosti ta vazhlivosti yak u nastupnij tablici Matricya Ejzenhauera Vazhlivist Terminovist ne terminovo terminovovazhlivo zaplanuvati chas vikonannya zadachi ta vikonati yiyi osobisto odrazu samostijno vikonatine vazhlivo ne robiti vidkinuti deleguvati zadachu kompetentnij osobiPlanuvannya robochogo chasu fahivcya Planuvannya oznachaye pidgotovku do realizaciyi cilej ta uporyadkuvannya robochogo chasu Z praktiki vidomo sho pri vitrati 10 hvilin na planuvannya robochogo chasu mozhna shodnya zaoshaditi do dvoh godin Dlya racionalnogo vikoristannya svogo chasu fahivcyu neobhidno persh za vse chitko usvidomiti svoyi osnovni funkciyi cili zavdannya ta byudzhet chasu Pri planuvanni slid vrahovuvati taki osnovni pravila Pri skladanni planu na den zalishiti 40 chasu vilnim tobto 60 chasu vidvesti na planovi roboti 20 na neperedbacheni 20 na ti sho vinikayut spontanno Treba postijno fiksuvati vitrachenij chas Pri comu slid vkazuvati yak i na yaki potrebi vin buv vitrachenij U rezultati fahivec mayuchi povne uyavlennya pro vitrati svogo chasu mozhe skladati plan na majbutnye Dlya skladannya garnogo planu z chitkim zaznachennyam vikoristanogo chasu neobhidno rozpodiliti svoyi zavdannya na dovgo seredno i korotkostrokovi Osnovni principi skladannya planu regulyarnist sistemnist poslidovnist Dlya zabezpechennya realnosti planuvannya slid planuvati takij obsyag zavdan z yakim fahivec mozhe realno vporatisya Osnovoyu planu vikoristannya chasu fahivcya mozhe sluzhiti jogo perspektivnij plan Z urahuvannyam cogo bagatorichnogo planu skladayut richnij plan yakij ohoplyuye kvartalni plani Kvartalni plani mozhut buti skoordinovani z richnim planom ta rozdileni na misyachni plani Vihodyachi z cogo tizhnevo dobovij plan bude najtochnishim planom vikoristannya robochogo chasu fahivcya Plan na robochij den yavlyaye soboyu najvazhlivishu shodinku v planuvanni robochogo chasu vin postijno kontrolyuyetsya i koriguyetsya z urahuvannyam obstavin Avtorski metodiki keruvannya chasom Algoritm keruvannya chasom zgidno z metodikoyu Getting Things Done Isnuye bezlich avtorskih metodik dlya keruvannya chasom Velikoyu populyarnistyu v anglomovnomu sviti koristuyetsya metodika Getting Things Done rozroblena Vona bazuyetsya na tomu sho zapisuvannya vsih potochnih sprav proektiv ta idej dozvolyaye trimati pam yat ne perevantazhenoyu i vilnoyu dlya najgolovnishogo Vazhlivim komponentom metodiki ye prijnyattya rishennya pro te chi ye mozhlivist shos vdiyati po vidnoshennyu do riznogo rodu informaciyi yaka nadhodit Yak sposobi reaguvannya na novu informaciyu proponuyetsya abo zanositi datu v kalendar abo dodavati yiyi u spisok potochnih dij abo rozmishati u vlasnij dovidkovij sistemi abo pri ne dostatnij vazhlivosti vidkladati na neperedbachuvane majbutnye chi povnistyu vidkidati V nimeckomovnomu sviti vidomim ye metod ALPEN Lotara Zajverta Planuvati chas proponuyetsya vikoristovuyuchi pyat krokiv sho vidpovidayut pershim literam abreviaturi ALPEN Aufgaben Termine und geplante Aktivitaten notieren Notuvati zavdannya ta zaplanovani diyi Lange schatzen Ocinyuvati trivalist vikonannya kozhnoyi diyi Pufferzeiten einplanen Vklyuchati u planuvannya bufernij chas Entscheidungen treffen Prijmati rishennya Nachkontrolle Kontrol za vikonannyam dijPrincipi keruvannya chasom za Brajanom TrejsiV svoyij knizi Zrobi ce zaraz motivacijnij spiker Brajan Trejsi viklav osnovni principi efektivnogo vikoristannya chasu Nakrijte na stil Viznachte chogo same vi hochete U comu vipadku chitkist ye viznachalnoyu Zapishit svoyi cili ta pragnennya do togo yak pochnete Zazdalegid planujte kozhen den Dumajte na paperi Kozhna hvilina vitrachena na planuvannya mozhe zaoshaditi p yat chi desyat hvilin na vikonannya Do vsogo zastosovujte pravilo 80 20 Dvadcyat vidsotkiv vashoyi diyalnosti dayut 80 vashih rezultativ Zavzhdi zoseredzhujte sili na vikonanni cih 20 Dumajte pro naslidki Vashimi najvazhlivishimi zavdannyami j prioritetami ye ti yaki mayut najserjoznishi naslidki pozitivni chi negativni dlya vashogo zhittya i roboti Zoseredtes na nih Zajmajtes tvorchoyu prokrastinaciyeyu Oskilki vi ne mozhete vikonati vse vi povinni navchitisya svidomo vidkladati vikonannya tih zavdan yaki mayut neveliku cinnist shob otrimati dosit chasu dlya togo sho dijsno maye znachennya Postijno vikoristovujte metod ABVGD Pered pochatkom roboti nad perelikom zavdan vitratte chas na vporyadkuvannya yih za prioritetnistyu j cinnistyu abi vpevnitis sho pracyuyete nad dijsno vazhlivimi Zoseredtes na sferah klyuchovih rezultativ Znajdit i viznachte ti rezultati yaki neobhidni vam dlya yakisnogo vikonannya vashoyi roboti i pracyujte nad nimi protyagom dnya Skoristajtesya zakonom troh Viznachte tri rechi u svoyij roboti sho vidpovidayut za 90 vashogo vnesku a todi zoseredtes na vikonanni yih peredusim Vi pomitite sho u vas z yavilosya bilshe chasu dlya rodini ta osobistogo zhittya Pered pochatkom retelno gotujtes Do pochatku roboti perekonajtes sho vse potribne u vas pid rukoyu Zberit paperi informaciyu vsi zasobi ta robochi materiali cifri yaki mozhut znadobitis shob pochati robotu j prodovzhuvati yiyi Ruhajtes vid bochki do bochki Najbilshe j najvazhlivishe zavdannya mozhna vikonati yaksho jti do cogo krok za krokom Udoskonalyujte svoyi klyuchovi navichki Sho bilshe vi mayete znan i navichok shodo svoyih klyuchovih zavdan to shvidshe pochnete yih vikonuvati j zavershite Vikoristovujte svoyi osoblivi talanti Viznachte sho u vas vihodit osoblivo dobre abo moglo b vihoditi dobre i kinte vsi sili na vikonannya cogo Viznachte osnovni pereponi Viznachte trudnoshi j vazhki momenti vnutrishni ta zovnishni yaki obmezhuyut shvidkist iz yakoyu vi dosyagayete najvazhlivishih cilej ta zoseredtes na yih podolanni Tisnit na sebe Uyavit sho vam potribno poyihati z mista na misyac i pracyujte tak nache musite zavershiti vsi vazhlivi spravi do vid yizdu Maksimizujte svoyi osobisti sili Viznachte periodi najvishoyi fizichnoyi ta rozumovoyi aktivnosti shodnya j splanujte vikonannya najvazhlivishih i najvazhchih zavdan u cej chas Vidpochivajte bagato shob mati zmogu pracyuvati na povnu silu Motivujte sebe diyati Budte dlya sebe grupoyu pidtrimki U kozhnij situaciyi shukajte pozitiv Zoseredtes na rozv yazanni a ne problemi Zavzhdi budte nalashtovani optimistichno j konstruktivno Pozbudtes tehnologichnogo rabstva Vikoristovujte tehnologiyi dlya pokrashennya yakosti komunikaciyi prote ne dozvolyajte yim ponevoliti sebe Navchitsya chas vid chasu vimikati vsi devajsi j zalishati yih Dilit zavdannya na chastini Rozbivajte ob yemni skladni zavdannya na nevelichki shmatochki j pochinajte z nevelikoyi chastini Stvoryujte veliki bloki chasu Organizovujte svij den navkolo velikih blokiv chasu protyagom yakih mozhna zosereditis na vikonanni znachnih zavdan Rozvinte vidchuttya krajnoyi neobhidnosti Virobit u sebe zvichku shvidko perehoditi vid odnogo vazhlivogo zavdannya do inshogo Stante lyudinoyu yaka vidoma shvidkim ta yakisnim vikonannyam zavdan Vikonujte zavdannya po odnomu Stavte chitki prioriteti negajno pochinajte pracyuvati nad najvazhlivishim zavdannyam i pracyujte doki ne vikonayete jogo na 100 Oce i ye klyuchem do visokogo rivnya vikonannya ta maksimalnoyi osobistoyi produktivnosti Div takozhUpravlinnya proektami Metod Pomodoro Princip Pareto Diagrama Ganta Postanovka meti Meta Vidgul Gnuchkij grafik roboti Nepovna zajnyatist Prokrastinaciya Maestro koncepciya Primitki Arhiv originalu za 24 Chervnya 2008 Procitovano 7 Kvitnya 2010 Brajan Trejsi 2019 Zrobi ce zaraz ukrayinska Harkiv Klub simejnogo dozvillya s 103 105 DzherelaDevid Allen Kak privesti dela v poryadok Iskusstvo produktivnosti bez stressa ISBN 978 5 8459 1234 3 Covey Stephen 1994 First Things First ISBN 0 684 80203 1 Seiwert Lothar Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook Unterschleissheim Microsoft Press 2010PosilannyaKejt Kinan Menedzhment keruvannya chasom abo Web Archive