Діловодство, справочинство (документаційне забезпечення управління) — діяльність окремих працівників або підрозділів, щодо створення документаційно-інформаційної основи на різних носіях, для використання керівництвом під час виконання ним обов'язків у провадженні керування підприємством.
Розлогіше — це набір повсякденних дій, пов'язаних з обслуговуванням представницької будівлі, фінансовим плануванням, веденням обліку та виставленням рахунків, особистим розвитком, фізичним розподілом та логістикою в підприємстві, установі. Працівника, який здійснює таку діяльність, зазвичай називають діловодом, секретарем, адміністратором або офіс-менеджером, і він виконує основне завдання в управлінні будь-якою організацією, незалежно від її розмірів. Багато адміністративних посад вимагають, щоб такий робітник володів просунутими навичками роботи з програмними застосунками, як от Microsoft Word, Excel і Access.
Основні напрямки
Документ — це засіб закріплення різними способами на особливому матеріалі інформації про факти, події об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Залежно від матеріалу, що використовується для запису та збереження інформації, розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо.
Діловодство складається з таких двох частин:
♦ системи документування
Під діловодством розуміють діяльність апарату управління підприємства, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій.
Суб'єктами документаційного забезпечення управління є органи державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об'єднання громадян, фізичні особи, які здійснюють документування та організацію роботи з документами.
Ознаки класифікації документів управління
Документи, задіяні в документаційному забезпеченні управління можуть бути класифіковані за такими ознаками:
- за змістом: з адміністративних питань, з бухгалтерського обліку, планування та ін.;
- за походженням: службові, особисті;
- за терміновістю: термінові, нетермінові;
- за доступністю: таємні, особливо таємні, для службового використання, нетаємні;
- за формою: типові, індивідуальні;
- за термінами зберігання: тимчасового зберігання довготермінового, постійного;
- за властивістю інформаційних зв'язків: вхідні, вихідні, внутрішні;
- за типом носіїв: паперові, електронні; стрічкові;
- за назвою: акти, інструкції, протоколи, накази, звернення та ін.
Загальна структура документаційного забезпечення управління
Діловодство
Діловодство — сукупність дій, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами;.
Діловодство — Робота з документами від початку їх утворення до здачі в архів...
Основними завданнями служби діловодства, є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Єдина номенклатура посад службовців визначає низку посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур'єр тощо. Значення діловодства як однієї зі сфер управлінської діяльності визначає ряд чинників, перш за все його універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства, організації, фірми складають традиційні машинописні, рукописні, друковані документи. Інформація, яку вони містять, може бути використана тільки внаслідок здійснення ряду діловодних операцій. Діловодні операції займають значну частку у загальному обсязі управлінської праці. Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і ухвалених рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни. Від правильної організації діловодства залежить повнота комплектування Національного архівного фонду. Вдосконалення діловодства здійснюють відповідно до державних стандартів і основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Діловодство забезпечує канцелярія.
Основні завдання як установи:
- приймання, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;
- оформлення і відправка вихідних документів;
- стенографування і друкування документів;
- контроль за виконанням документів;
- формування справ і здача їх в архів;
- зберігання і забезпечення використання документів;
- методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;
- підвищення вправності працівників установи щодо роботи з документами;
- контроль за веденням операцій з документами.
В невеликих установах, це призначення виконує секретар керівника установи.
Документообіг
Документообіг — рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення.
Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які переміщуються між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).
Розрізняють потоки:
- вхідних документів (документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровуються керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям);
- вихідних документів (документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами);
- внутрішніх документів (документи, які створені і мають обіг в установі та не виходять за її межі).
Будь-який документ, незалежно від того потоку, у якому він перебуває (проектному, технологічному, нормативному, адміністративному, фінансовому), має прямий або опосередкований зв'язок з продукцією підприємства. Документообіг різнорідних потоків у спільному середовищі дає змогу відображати зв'язки між технічними, адміністративними, нормативними, фінансовими та іншими документами. Кожен з документів рухається у власному потоці, розробляється і маршрутизується різними користувачами. Спільне середовище лише відбиває зв'язки і дає змогу (за наявності прав) одержати відомості не тільки про технічні дані виробу, а й про маркетингові, фінансові, адміністративні документи щодо нього.
Документопотік
Документопотік — це потік документів, які обертаються між підрозділами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і відділами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією тощо).
Вирізняють три основних документальних потоки:
- документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та настанови тощо). Більша частина документів, які обробляються, спрямовані керівнику підприємства (85-90 %), тільки 10-15 % — заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і окремим виконавцям;
- документопотік внутрішніх документів — з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, вказівки керівництва, службові записки, акти тощо);
- документопотік вихідних документів, який спрямовується у зовнішнє середовище (листі та відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи тощо).
Документопотік відзначається такими ознаками:
- змістом або функціональною належністю;
- структурою;
- режимом або циклічністю;
- спрямованістю;
- обсягом.
Зміст документопотоку відзначається складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах.
Структура документопотоку описується ознаками, відповідно до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами організації. Структура документопотоків відповідає функціонально-цільовому призначенню документів, які його складають.
Режим або циклічність документопотоку визначається зміною у часі його інформаційного навантаження. Зміни можуть бути пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішнім розпорядком роботи організації.
Напрям документопотоку залежить від певної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєструються і документи, що не реєструються; документи з контролем виконання і без контролю, тощо). На напрям документопотоку впливає також спосіб оцінки і засвідчення документів, які складають цей потік: узгодження, затвердження, ознайомлення тощо.
Об'єм документопотоку вимірюється кількістю документів або обсягом інформації, яка міститься в документах (аркуші, знаки, кількість доручень, виконавців тощо) за певний період. Зміни можуть бути пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.
Електронне забезпечення
Використання електронних технологій у документуванні не лише уможливило покращення роботи з документами, які вже існували, створивши їхні аналоги в електронній формі. Нові засоби документування та зберігання інформації привели до нових форм організації інформації. Яскравим прикладом цього є вебсайт - інформаційний об'єкт, що містить велику сукупність документів, які одночасно можуть читати велика кількість користувачів, які можуть бути географічно розосередженими. Електронно-обчислювальні машини дозволяють застосовувати математичні методи криптографії для розшарування доступу до відповідної документації на рівні.
Взаємообмін речовиною, енергією та інформацією між складовими системи, а також між системою та середовищем, називається метаболізмом. У системних дослідженнях виокремлюють речовинну, енергетичну, інформаційну, речовинно-енергетичну, речовинно-інформаційно-енергетичну форми метаболізму. Крім того, розрізняють внутрішню та зовнішню форми метаболізму. Внутрішній метаболізм має важливе значення для утворення цілісних властивостей систем, а зовнішній - визначає ступінь відкритості систем.
По характеру зв'язаності розрізняють лінійні, централізовані, мережеві, сотові, скелетні, повнозв'язні й інші структури, утворені їх поєднаннями. Ці типи структур відзначаються своєю інформативністю яку можна розглядати як збалансовану по компонентам функцію вигляду
де - продуктивність елементів по переробці інформації, - швидкість запам'ятовування інформації, - швидкість передачі (обміну) інформації по прямим каналам зв'язку, - число прямих зв'язків між компонентами системи, - безрозмірні коефіцієнти, які залежать від типу структури, значення яких визначаються методом моделювання. Як показали розрахунки, при однорідності елементів оптимальною по інформативності є сотова структура. Централізовані структури нерівномірні у розподілі інформаційного навантаження. У повнозв'язних й мережевих структурах зі збільшенням навантаження відбувається катастрофічний ріст кількості ретрансльовуваної інформації. Інформативність лінійних й скелетних структур є найменшою.
Поведінка або процеси у скінченному автоматі елементу системи управлінського документообігу можна описати рівняннями станів (переходів) і рівняннями вихідних величин виду:
де - "квантована" по рівню функція векторних змінних виду:
- - "квантована на" за рівнем функція однієї векторної змінної;
- - вектор початкових станів.
Спеціальний індекс для функцій та повинен нагадувати про те, що ці функції квантовані за рівнями. Тому вони можуть прибирати такі значення, які відповідають літерам свого алфавіту.
Переведення паперових документів у електронну форму
Стрімкий розвиток одержали технології переведення паперових документів у електронну форму заради впроадження електронного документообігу. Етапи переведення документа в електронну форму:
- Сканування документа і створення його електронної копії у вигляді зображення (образ документа). Під час сканування виконується візуальний контроль якості.
- Розпізнавання сканованих документів — переведення зображення у текстовий документ.
Переведення кожного із видів документів у електронну форму має такі особливості:
- для фотографій достатньо їхнього електронного зображення;
- для переведення текстів — їх треба розпізнати, можливо, відновити форматування;
- під час введення анкет, бюлетенів для голосування тощо, переважно, не потрібно зображення власне документа, а достатньо введеної інформації.
Зберігання документа, перетвореного в електронну форму, має свої переваги та вади.
Спосіб | Переваги | Недоліки |
---|---|---|
Тільки текст | Потребує незначної кількості дискового простору. Доступний повнотекстовий пошук документа. Можливе повторне використання тексту для підготовки документів у відповідь. | Рукописні документи не скануються. Можливе не зовсім точне відтворення зовнішнього вигляду документа. Необхідний час на верифікацію документа. |
Тільки образ | Можна сканувати рукописи і документи поганої якості. Економія часу на верифікації. | |
Текст + образ | Доступний повнотекстовий пошук. Можливе повторне використання допису. | Підвищені вимоги до апаратного забезпечення для зберігання великих обсягів інформації. |
Законодавча регламентація в Україні
Інструкція з діловодства офіційно затверджена Кабінетом Міністрів України в Постанові №-1242 від 30.11.2011 і є обов'язковою для виконання усіма установами на території держави.
Див. також
Література
- Діловодство: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / М. В. Комова ; М-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — 4-те вид. — Львів: Триада плюс ; Київ: Алерта, 2011. — 217 с. —
Посилання
- Діловодство [ 30 липня 2016 у Wayback Machine.] // Юридична енциклопедія : [у 6 т.] / ред. кол.: Ю. С. Шемшученко (відп. ред.) [та ін.]. — К. : Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 1998. — Т. 2 : Д — Й. — 744 с. — .
- ДІЛОВОДСТВО [ 10 березня 2016 у Wayback Machine.] // Фармацевтична енциклопедія
- ДІЛОВОДСТВО [ 8 березня 2016 у Wayback Machine.] // ЕСУ
Примітки
- СПРАВОЧИНСТВО - тлумачення, орфографія, новий правопис онлайн. slovnyk.ua. Процитовано 5 лютого 2024.
- . web.archive.org. 18 жовтня 2015. Архів оригіналу за 18 жовтня 2015. Процитовано 5 лютого 2024.
- Opportunities in office administration. Career FAQs (амер.). 13 жовтня 2011. Процитовано 5 лютого 2024.
- . Архів оригіналу за 22 грудня 2017. Процитовано 24 червня 2018.
- . Архів оригіналу за 25 травня 2009. Процитовано 23 січня 2009.
- Тарас Купрунець - Аналіз сучасних тенденцій документотворення в умовах поширення документування інформації у електронній формі в Україні.
- Теоретические основы системного анализа/Новосельцев В.И. [и др.]; под ред. В.И. Новосельцева. — М.:Майор, 2006. – 592 с.
- Кунченко-Харченко В.І. - МАТЕМАТИЧНА МОДЕЛЬ СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТООБІГУ.
- . Архів оригіналу за 18 грудня 2018. Процитовано 18 березня 2022.
Вікіпедія, Українська, Україна, книга, книги, бібліотека, стаття, читати, завантажити, безкоштовно, безкоштовно завантажити, mp3, відео, mp4, 3gp, jpg, jpeg, gif, png, малюнок, музика, пісня, фільм, книга, гра, ігри, мобільний, телефон, android, ios, apple, мобільний телефон, samsung, iphone, xiomi, xiaomi, redmi, honor, oppo, nokia, sonya, mi, ПК, web, Інтернет
Dilovodstvo spravochinstvo dokumentacijne zabezpechennya upravlinnya diyalnist okremih pracivnikiv abo pidrozdiliv shodo stvorennya dokumentacijno informacijnoyi osnovi na riznih nosiyah dlya vikoristannya kerivnictvom pid chas vikonannya nim obov yazkiv u provadzhenni keruvannya pidpriyemstvom Rozlogishe ce nabir povsyakdennih dij pov yazanih z obslugovuvannyam predstavnickoyi budivli finansovim planuvannyam vedennyam obliku ta vistavlennyam rahunkiv osobistim rozvitkom fizichnim rozpodilom ta logistikoyu v pidpriyemstvi ustanovi Pracivnika yakij zdijsnyuye taku diyalnist zazvichaj nazivayut dilovodom sekretarem administratorom abo ofis menedzherom i vin vikonuye osnovne zavdannya v upravlinni bud yakoyu organizaciyeyu nezalezhno vid yiyi rozmiriv Bagato administrativnih posad vimagayut shob takij robitnik volodiv prosunutimi navichkami roboti z programnimi zastosunkami yak ot Microsoft Word Excel i Access Osnovni napryamkiDokument ce zasib zakriplennya riznimi sposobami na osoblivomu materiali informaciyi pro fakti podiyi ob yektivnoyi dijsnosti ta rozumovoyi diyalnosti lyudini Zalezhno vid materialu sho vikoristovuyetsya dlya zapisu ta zberezhennya informaciyi rozriznyayut dokumenti na paperovij osnovi na fotoplivci magnitnij strichci disketi lazernomu disku tosho Dilovodstvo skladayetsya z takih dvoh chastin dokumentoobigu sistemi dokumentuvannya Pid dilovodstvom rozumiyut diyalnist aparatu upravlinnya pidpriyemstva sho ohoplyuye pitannya dokumentuvannya ta organizaciyi roboti z dokumentami v procesi zdijsnennya nim upravlinskih funkcij Sub yektami dokumentacijnogo zabezpechennya upravlinnya ye organi derzhavnoyi vladi miscevogo samovryaduvannya pidpriyemstva ustanovi ta organizaciyi nezalezhno vid formi vlasnosti ob yednannya gromadyan fizichni osobi yaki zdijsnyuyut dokumentuvannya ta organizaciyu roboti z dokumentami Oznaki klasifikaciyi dokumentiv upravlinnyaDokumenti zadiyani v dokumentacijnomu zabezpechenni upravlinnya mozhut buti klasifikovani za takimi oznakami za zmistom z administrativnih pitan z buhgalterskogo obliku planuvannya ta in za pohodzhennyam sluzhbovi osobisti za terminovistyu terminovi neterminovi za dostupnistyu tayemni osoblivo tayemni dlya sluzhbovogo vikoristannya netayemni za formoyu tipovi individualni za terminami zberigannya timchasovogo zberigannya dovgoterminovogo postijnogo za vlastivistyu informacijnih zv yazkiv vhidni vihidni vnutrishni za tipom nosiyiv paperovi elektronni strichkovi za nazvoyu akti instrukciyi protokoli nakazi zvernennya ta in Zagalna struktura dokumentacijnogo zabezpechennya upravlinnyaDilovodstvo Dilovodstvo sukupnist dij sho zabezpechuyut dokumentuvannya upravlinskoyi informaciyi i organizaciyu roboti zi sluzhbovimi dokumentami Dilovodstvo Robota z dokumentami vid pochatku yih utvorennya do zdachi v arhiv Osnovnimi zavdannyami sluzhbi dilovodstva ye vstanovlennya yedinogo poryadku roboti z dokumentami v ustanovi dokumentacijne zabezpechennya na osnovi vikoristannya suchasnoyi tehniki avtomatizovanoyi tehnologiyi roboti z dokumentami i skorochennya kilkosti dokumentiv Yedina nomenklatura posad sluzhbovciv viznachaye nizku posad pracivnikiv dilovodstva nachalnik kancelyariyi pomichnik kerivnika ustanovi metodist zavarhivu arhivarius redaktor korektor inspektor sekretar dilovod stenografistka drukarka ekspeditor kur yer tosho Znachennya dilovodstva yak odniyeyi zi sfer upravlinskoyi diyalnosti viznachaye ryad chinnikiv persh za vse jogo universalnist Osnovu informacijnoyi sferi bud yakogo pidpriyemstva organizaciyi firmi skladayut tradicijni mashinopisni rukopisni drukovani dokumenti Informaciya yaku voni mistyat mozhe buti vikoristana tilki vnaslidok zdijsnennya ryadu dilovodnih operacij Dilovodni operaciyi zajmayut znachnu chastku u zagalnomu obsyazi upravlinskoyi praci Dilovodstvo zabezpechuyuchi kontrol za vikonannyam dokumentiv i uhvalenih rishen spriyaye zmicnennyu derzhavnoyi ta vikonavchoyi disciplini Vid pravilnoyi organizaciyi dilovodstva zalezhit povnota komplektuvannya Nacionalnogo arhivnogo fondu Vdoskonalennya dilovodstva zdijsnyuyut vidpovidno do derzhavnih standartiv i osnovnih polozhen Yedinoyi derzhavnoyi sistemi dilovodstva YeDSD Dilovodstvo zabezpechuye kancelyariya Osnovni zavdannya yak ustanovi prijmannya reyestraciya rozpodil dokumentiv i dovedennya yih do vikonavciv oformlennya i vidpravka vihidnih dokumentiv stenografuvannya i drukuvannya dokumentiv kontrol za vikonannyam dokumentiv formuvannya sprav i zdacha yih v arhiv zberigannya i zabezpechennya vikoristannya dokumentiv metodichne kerivnictvo sluzhboyu dokumentaciyi u vsih strukturnih pidrozdilah pidvishennya vpravnosti pracivnikiv ustanovi shodo roboti z dokumentami kontrol za vedennyam operacij z dokumentami V nevelikih ustanovah ce priznachennya vikonuye sekretar kerivnika ustanovi Dokumentoobig Dokladnishe Dokumentoobig Dokumentoobig ruh sluzhbovih dokumentiv z chasu yih stvorennya abo oderzhannya sub yektom dokumentacijnogo zabezpechennya upravlinnya do chasu zavershennya vikonannya nadsilannya abo znishennya Dokumentoobig v ustanovi isnuye u viglyadi potokiv dokumentiv yaki peremishuyutsya mizh punktami opracyuvannya informaciyi kerivnikami ustanovi i strukturnih pidrozdiliv fahivciv i punktami tehnichnogo opracyuvannya dokumentiv ekspediciya mashbyuro kopiyuvalno rozmnozhuvalna sluzhba Rozriznyayut potoki vhidnih dokumentiv dokumenti yaki nadhodyat z inshih vishih instancij i yaki skerovuyutsya kerivnikam strukturnim pidrozdilam okremim vikonavcyam vihidnih dokumentiv dokumenti stvoreni v ustanovi dlya skeruvannya adresatam za yiyi mezhami vnutrishnih dokumentiv dokumenti yaki stvoreni i mayut obig v ustanovi ta ne vihodyat za yiyi mezhi Bud yakij dokument nezalezhno vid togo potoku u yakomu vin perebuvaye proektnomu tehnologichnomu normativnomu administrativnomu finansovomu maye pryamij abo oposeredkovanij zv yazok z produkciyeyu pidpriyemstva Dokumentoobig riznoridnih potokiv u spilnomu seredovishi daye zmogu vidobrazhati zv yazki mizh tehnichnimi administrativnimi normativnimi finansovimi ta inshimi dokumentami Kozhen z dokumentiv ruhayetsya u vlasnomu potoci rozroblyayetsya i marshrutizuyetsya riznimi koristuvachami Spilne seredovishe lishe vidbivaye zv yazki i daye zmogu za nayavnosti prav oderzhati vidomosti ne tilki pro tehnichni dani virobu a j pro marketingovi finansovi administrativni dokumenti shodo nogo Dokumentopotik Dokumentopotik ce potik dokumentiv yaki obertayutsya mizh pidrozdilami opracyuvannya i stvorennya informaciyi kerivnikami organizaciyi i strukturnih pidrozdiliv specialistami i viddilami tehnichnogo opracyuvannya dokumentiv ekspediciyeyu sekretariatom kancelyariyeyu tosho Viriznyayut tri osnovnih dokumentalnih potoki dokumentopotik vhidnih dokumentiv listi ugodi reklamni ogoloshennya vidomchi rozporyadzhennya ta nastanovi tosho Bilsha chastina dokumentiv yaki obroblyayutsya spryamovani kerivniku pidpriyemstva 85 90 tilki 10 15 zastupnikam kerivnika kerivnikam strukturnih pidrozdiliv i okremim vikonavcyam dokumentopotik vnutrishnih dokumentiv z odnogo pidrozdilu v inshij nakazi rozporyadzhennya vkazivki kerivnictva sluzhbovi zapiski akti tosho dokumentopotik vihidnih dokumentiv yakij spryamovuyetsya u zovnishnye seredovishe listi ta vidpovidi na listi ugodi zviti kontrakti pres relizi tosho Dokumentopotik vidznachayetsya takimi oznakami zmistom abo funkcionalnoyu nalezhnistyu strukturoyu rezhimom abo ciklichnistyu spryamovanistyu obsyagom Zmist dokumentopotoku vidznachayetsya skladom dokumentiv yaki do nogo vhodyat i skladom informaciyi yaka zakriplena u cih dokumentah Struktura dokumentopotoku opisuyetsya oznakami vidpovidno do yakih dokumenti mozhut buti klasifikovani indeksovani sformovana sistema dovidkovogo aparatu za dokumentami organizaciyi Struktura dokumentopotokiv vidpovidaye funkcionalno cilovomu priznachennyu dokumentiv yaki jogo skladayut Rezhim abo ciklichnist dokumentopotoku viznachayetsya zminoyu u chasi jogo informacijnogo navantazhennya Zmini mozhut buti pov yazani iz sezonnim zmenshennyam dilovoyi politichnoyi upravlinskoyi aktivnosti vnutrishnim rozporyadkom roboti organizaciyi Napryam dokumentopotoku zalezhit vid pevnoyi tehnologichnoyi lanki opracyuvannya dokumentiv dokumenti sho reyestruyutsya i dokumenti sho ne reyestruyutsya dokumenti z kontrolem vikonannya i bez kontrolyu tosho Na napryam dokumentopotoku vplivaye takozh sposib ocinki i zasvidchennya dokumentiv yaki skladayut cej potik uzgodzhennya zatverdzhennya oznajomlennya tosho Ob yem dokumentopotoku vimiryuyetsya kilkistyu dokumentiv abo obsyagom informaciyi yaka mistitsya v dokumentah arkushi znaki kilkist doruchen vikonavciv tosho za pevnij period Zmini mozhut buti pov yazani iz sezonnim zmenshennyam dilovoyi politichnoyi upravlinskoyi aktivnosti vnutrishnimi ritmami roboti organizaciyi Elektronne zabezpechennya Vikoristannya elektronnih tehnologij u dokumentuvanni ne lishe umozhlivilo pokrashennya roboti z dokumentami yaki vzhe isnuvali stvorivshi yihni analogi v elektronnij formi Novi zasobi dokumentuvannya ta zberigannya informaciyi priveli do novih form organizaciyi informaciyi Yaskravim prikladom cogo ye vebsajt informacijnij ob yekt sho mistit veliku sukupnist dokumentiv yaki odnochasno mozhut chitati velika kilkist koristuvachiv yaki mozhut buti geografichno rozoseredzhenimi Elektronno obchislyuvalni mashini dozvolyayut zastosovuvati matematichni metodi kriptografiyi dlya rozsharuvannya dostupu do vidpovidnoyi dokumentaciyi na rivni Vzayemoobmin rechovinoyu energiyeyu ta informaciyeyu mizh skladovimi sistemi a takozh mizh sistemoyu ta seredovishem nazivayetsya metabolizmom U sistemnih doslidzhennyah viokremlyuyut rechovinnu energetichnu informacijnu rechovinno energetichnu rechovinno informacijno energetichnu formi metabolizmu Krim togo rozriznyayut vnutrishnyu ta zovnishnyu formi metabolizmu Vnutrishnij metabolizm maye vazhlive znachennya dlya utvorennya cilisnih vlastivostej sistem a zovnishnij viznachaye stupin vidkritosti sistem Po harakteru zv yazanosti rozriznyayut linijni centralizovani merezhevi sotovi skeletni povnozv yazni j inshi strukturi utvoreni yih poyednannyami Ci tipi struktur vidznachayutsya svoyeyu informativnistyu I displaystyle I yaku mozhna rozglyadati yak zbalansovanu po komponentam funkciyu viglyadu I a X b Y x Z M displaystyle I approx alpha X beta Y chi Z M de X displaystyle X produktivnist elementiv po pererobci informaciyi Y displaystyle Y shvidkist zapam yatovuvannya informaciyi Z displaystyle Z shvidkist peredachi obminu informaciyi po pryamim kanalam zv yazku M displaystyle M chislo pryamih zv yazkiv mizh komponentami sistemi a b x displaystyle alpha beta chi bezrozmirni koeficiyenti yaki zalezhat vid tipu strukturi znachennya yakih viznachayutsya metodom modelyuvannya Yak pokazali rozrahunki pri odnoridnosti elementiv optimalnoyu po informativnosti ye sotova struktura Centralizovani strukturi nerivnomirni u rozpodili informacijnogo navantazhennya U povnozv yaznih j merezhevih strukturah zi zbilshennyam navantazhennya vidbuvayetsya katastrofichnij rist kilkosti retranslovuvanoyi informaciyi Informativnist linijnih j skeletnih struktur ye najmenshoyu strukturna shema SA sistemi upravlinskogo dokumentoobigu Povedinka abo procesi u skinchennomu avtomati elementu sistemi upravlinskogo dokumentoobigu mozhna opisati rivnyannyami staniv perehodiv i rivnyannyami vihidnih velichin vidu a n f a n 1 u n a 0 a 0 x n f a n displaystyle begin cases a n f int a n 1 u n a 0 a 0 x n varphi int a n end cases de f displaystyle f cdot kvantovana po rivnyu funkciya vektornih zminnih vidu f displaystyle varphi int cdot kvantovana na za rivnem funkciya odniyeyi vektornoyi zminnoyi a 0 a 0 displaystyle a 0 a 0 vektor pochatkovih staniv Specialnij indeks dlya funkcij f displaystyle f int cdot ta f displaystyle varphi int cdot povinen nagaduvati pro te sho ci funkciyi kvantovani za rivnyami Tomu voni mozhut pribirati taki znachennya yaki vidpovidayut literam svogo alfavitu Perevedennya paperovih dokumentiv u elektronnu formuStrimkij rozvitok oderzhali tehnologiyi perevedennya paperovih dokumentiv u elektronnu formu zaradi vproadzhennya elektronnogo dokumentoobigu Etapi perevedennya dokumenta v elektronnu formu Skanuvannya dokumenta i stvorennya jogo elektronnoyi kopiyi u viglyadi zobrazhennya obraz dokumenta Pid chas skanuvannya vikonuyetsya vizualnij kontrol yakosti Rozpiznavannya skanovanih dokumentiv perevedennya zobrazhennya u tekstovij dokument Perevedennya kozhnogo iz vidiv dokumentiv u elektronnu formu maye taki osoblivosti dlya fotografij dostatno yihnogo elektronnogo zobrazhennya dlya perevedennya tekstiv yih treba rozpiznati mozhlivo vidnoviti formatuvannya pid chas vvedennya anket byuleteniv dlya golosuvannya tosho perevazhno ne potribno zobrazhennya vlasne dokumenta a dostatno vvedenoyi informaciyi Zberigannya dokumenta peretvorenogo v elektronnu formu maye svoyi perevagi ta vadi Perevagi ta nedoliki sposobiv zberigannya informaciyi Sposib Perevagi Nedoliki Tilki tekst Potrebuye neznachnoyi kilkosti diskovogo prostoru Dostupnij povnotekstovij poshuk dokumenta Mozhlive povtorne vikoristannya tekstu dlya pidgotovki dokumentiv u vidpovid Rukopisni dokumenti ne skanuyutsya Mozhlive ne zovsim tochne vidtvorennya zovnishnogo viglyadu dokumenta Neobhidnij chas na verifikaciyu dokumenta Tilki obraz Mozhna skanuvati rukopisi i dokumenti poganoyi yakosti Ekonomiya chasu na verifikaciyi Tekst obraz Dostupnij povnotekstovij poshuk Mozhlive povtorne vikoristannya dopisu Pidvisheni vimogi do aparatnogo zabezpechennya dlya zberigannya velikih obsyagiv informaciyi Zakonodavcha reglamentaciya v UkrayiniInstrukciya z dilovodstva oficijno zatverdzhena Kabinetom Ministriv Ukrayini v Postanovi 1242 vid 30 11 2011 i ye obov yazkovoyu dlya vikonannya usima ustanovami na teritoriyi derzhavi Div takozhDokumentoobig Dokumentuvannya DokumentoznavecLiteraturaDilovodstvo navchalnij posibnik dlya studentiv vishih navchalnih zakladiv M V Komova M vo osviti i nauki Ukrayini Nac un t Lvivska politehnika 4 te vid Lviv Triada plyus Kiyiv Alerta 2011 217 s ISBN 966 7596 66 4PosilannyaDilovodstvo 30 lipnya 2016 u Wayback Machine Yuridichna enciklopediya u 6 t red kol Yu S Shemshuchenko vidp red ta in K Ukrayinska enciklopediya im M P Bazhana 1998 T 2 D J 744 s ISBN 966 7492 00 8 DILOVODSTVO 10 bereznya 2016 u Wayback Machine Farmacevtichna enciklopediya DILOVODSTVO 8 bereznya 2016 u Wayback Machine ESUPrimitkiSPRAVOChINSTVO tlumachennya orfografiya novij pravopis onlajn slovnyk ua Procitovano 5 lyutogo 2024 web archive org 18 zhovtnya 2015 Arhiv originalu za 18 zhovtnya 2015 Procitovano 5 lyutogo 2024 Opportunities in office administration Career FAQs amer 13 zhovtnya 2011 Procitovano 5 lyutogo 2024 Arhiv originalu za 22 grudnya 2017 Procitovano 24 chervnya 2018 Arhiv originalu za 25 travnya 2009 Procitovano 23 sichnya 2009 Taras Kuprunec Analiz suchasnih tendencij dokumentotvorennya v umovah poshirennya dokumentuvannya informaciyi u elektronnij formi v Ukrayini Teoreticheskie osnovy sistemnogo analiza Novoselcev V I i dr pod red V I Novoselceva M Major 2006 592 s Kunchenko Harchenko V I MATEMATIChNA MODEL SISTEMI UPRAVLINSKOGO DOKUMENTOOBIGU Arhiv originalu za 18 grudnya 2018 Procitovano 18 bereznya 2022