Ця стаття є кандидатом на вилучення Ознайомитися та долучитися до обговорення цієї номінації можна на сторінці Вікіпедія

Документообіг у державі — система, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання і надання інформації, та включає сукупність принципів, рекомендацій, норм і правил що регулюють зазначені процеси.

Основні поняття документообігу в державі

Державна система документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ) — сукупність принципів, рекомендацій, норм і правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), установах й громадських організаціях.

Документація — множина документів підібраних зі спеціальною метою.

Документообіг - це "рух документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення", тобто повний цикл життя всіх документів в установі до передачі їх до архіву або на знищення. Документообіг об’єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.

Діловодство (документаційне забезпечення управління, справочинство) — діяльність окремих працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій у процесі здійснення управління органами державної влади і місцевого самоврядування, установами, організаціями та підприємствами незалежно від форм власності.

Документопотік — це комплекс заходів передавання зафіксованих на певних носіях документів в органах державної влади і місцевого самоврядування, установах, організаціях і підприємствах та між ними.

Дія (сервіс) — мобільний застосунок і вебпортал, розроблений Міністерством цифрової трансформації України. Застосунок дає змогу зберігати водійське посвідчення, внутрішній і закордонний паспорти й інші документи в смартфоні, а також передавати їхні копії при отриманні банківських чи поштових послуг, заселенні в готель і в інших життєвих ситуаціях. Також через Дію можна зареєструвати бізнес і ФОП онлайн, сплачувати податки й подавати декларації, підписувати будь-які документи, змінювати місце реєстрації тощо.

Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується утворення електронного документа. Електронний цифровий підпис як засіб контролю походження і цілісності інформації є ефективним інструментом забезпечення інформаційної безпеки на всіх рівнях інфраструктури суспільства: від персональної інформаційної безпеки людини до інформаційної безпеки держави. Тому ЕЦП, зокрема, і інфраструктура відкритих ключів, у цілому, є стратегічною оборонною технологією, від якості й надійності реалізації якої залежить інформаційна безпека України.

Інформаційна система — сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів.

Система електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів «Трембіта» - це сучасне організаційно-технічне рішення, яке дозволяє будувати безпечні інформаційні міжвідомчі взаємодії державним органам та органам місцевого самоврядування через інтернет шляхом обміну електронними повідомленнями між їх інформаційними системами.

Системи документації в державі

Всі системи документації в державі можна поділити на базові, інфраструктурі та дисциплінарні.

Базові системи документації – це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування «базових» сфер соціальної діяльності (наука, освіта, виробництво тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування. Цей блок включає такі системи документації: наукова; виробничо-експлуатаційна; навчальні; економічна; громадсько-політична; судова.

Управлінське документознавство – законодавча; військово-оборонна; документація органів внутрішніх справ країни; цивільно-реєстраційна; документація системи охорони здоров’я.

Система виробничо-експлуатаційної документації включає документи з усіх галузей промислового (у тому числі енергетичного) та сільськогосподарського виробництва, а також різних сфер технологічної експлуатації (транспорту, зв’язку тощо).

Цивільно-реєстраційна – це умовна назва документації, що утворюється в результаті фіксації актів громадянського стану.

Кожна з груп має певні сукупності видів документів, а деякі містять низку систем документації. Такими є, зокрема, перші чотири групи: наукова (науково-організаційна, науково-дослідна, дослідно-конструкторська, дослідно-технологічна, патентна); навчальна (навчально-організаційна, навчально-дослідна, навчально-контрольна); економічна (торговельна, зовнішньоторговельна, фінансова, цінова, банківська); виробничо-експлуатаційна (виробничо-організаційна, виробничо-конструкторська, проектна, експлуатаційно-технологічна).

Система документообігу в органах державного управління

В Україні, у загальнодержавному масштабі, склалася єдина технологія роботи з управлінськими документами, так звана державна система документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ). Відповідно до цього, виділяються три основні характеристики документообігу в державних органах: контроль за документом, починаючи з моменту його надходження; централізація контрольних функцій; єдині норми документообігу.

Підвищення ефективності державного управління можливе, передусім, на засадах вдосконалення роботи з документами, оскільки будь-яке управлінське рішення ґрунтується на інформації, на службовому документі. Суспільне значення документаційного забезпечення державного управління викликає постійний інтерес до його проблем. Особливої уваги потребує розкриття та аналіз нормативно-правового регулювання діловодства та організації документообігу в державних органах.

Ефективно організована система документообігу в державному органі істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління державним органом, культуру праці управлінського персоналу, дозволяє підвищувати якість надання державно-управлінських послуг в цілому.

Мета створення системи документаційного забезпечення управління в державі

Метою створення системи документаційного забезпечення управління в державі є забезпечення руху документів (укази, постанови, закони, розпорядження, повідомлення, звіти, аналітичні довідки тощо), скорочення терміну підготовки та прийняття рішень шляхом автоматизації процесів колективного створення та використання документів в органах державної влади.

Основною функцією державного управління є прийняття управлінських рішень. При цьому дані для розробки і прийняття рішень та самі рішення мають форму документів.

Ефективність публічного управління та адміністрування значною мірою залежить від швидкого вирішення завдань створення, відправлення, одержання, оброблення, передавання, зберігання документів.

Електронний документообіг в Україні

Основна стаття: Електронний документообіг.

Питання електронного документообігу та його впровадження на підприємствах та установах України можна назвати питанням загальнодержавного значення. Важливість електронного документообігу в Україні підкреслено на законодавчому рівні з 2003 року Законом «Про електронні документи та електронний документообіг».

Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» закріпив юридичну силу електронного документообігу і визначив основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів, а постанова Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 під назвою «Деякі питання документування управлінської діяльності» рекомендувала виконавчій владі перейти на електронний документообіг та зафіксувала формат електронного документообігу для державних установ.

15 липня 2021 року прийнято Закон "Про особливості надання електронних публічних послуг", який визначає правові засади реалізації прав, свобод і законних інтересів фізичних та юридичних осіб у сфері надання електронних публічних послуг, а також особливості їх надання. Законом введено нові терміни, такі як «електронна публічна послуга», «автоматичний режим надання електронної публічної послуги», «комплексна електронна публічна послуга», «система електронної взаємодії електронних ресурсів», «публічна послуга», інших термінів, пов’язаних з наданням (отриманням) електронних публічних послуг, а також встановлюються особливості їх надання. Якщо ж законом передбачено обов'язкове надання паперових документів, то, згідно даного нормативного акту, громадянин зможе надати електронне відображення такого документу.

Судовий документообіг

Судовий документообіг - рух документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Єдина судова інформаційно-телекомунікаційна система (ЄСІТС) — організаційно-технічна система, що забезпечує функціонування електронного судочинства в Україні після прийняття нових процесуальних кодексів 2017 року. Її попередником була Автоматизована система документообігу суду, що функціонувала з 1 січня 2011 року. Починаючи з 5 жовтня 2021 року офіційно функціонують три підсистеми (модулі) ЄСІТС: Електронний кабінет, Електронний суд, підсистема відеоконференцзв'язку.

Автоматизована система документообігу суду — сукупність комп'ютерних програм і відповідних програмно-апаратних комплексів судів та Державної судової адміністрації України, що забезпечує функціонування документообігу суду, обіг інформації між судами різних інстанцій та спеціалізацій, передачу інформації до центральних баз даних залежно від спеціалізації судів, захист від несанкціонованого доступу тощо.

Електронна розсилка процесуальних документів — система, що автоматично створює підписки учасників процесу на усі процесуальні документи, формує та надсилає електронні листи з даними документами підписаними ЕЦП, отримує та оброблює звіти про доставку цих матеріалів.

З 17 червня 2013 року у всіх місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції запроваджено порядок щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу в частині надсилання судом таким учасникам процесуальних документів в електронному вигляді, паралельно з документами у паперовому вигляді (згідно з наказом Державної судової адміністрації України від 31 травня 2013 року № 72 «Про реалізацію проекту щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу» зі змінами, внесеними наказом Державної судової адміністрації України від 14 червня 2013 року № 81).

Законодавча регламентація документообігу в Україні

Важливість електронного документообігу закріплена на законодавчому рівні з 2003 року Законом «Про електронні документи та електронний документообіг».

Наказ Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики України «Про затвердження Національного стандарту України. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003» №55 від 07.04.2003 р.

Лист Міністерства юстиції України №19-45-1590 від 10.01.2005 р “Щодо оформлення первинних документів”

Інструкція з діловодства затверджена Кабінетом Міністрів України в Постанові №-1242 від 30.11.2011 і є обов'язковою для виконання усіма установами на території держави.

Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» №88 від 24.05.1995 р (в ред. від 03.08.2018)

Закон України «Про особливості надання публічних (електронних публічних) послуг» №1689-IX від 15 липня 2021 року прирівняв е-документи до їх паперових або пластикових аналогів.

27 квітня 2022 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 21.04.2022 №1581/5. Цей документ запровадив низку змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту у 2015 році. Тепер всі службові документи повинні оформлюватись згідно з вимогами ДСТУ 4163-2020. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі. Не допускається одночасного проходження одного й того самого документа в електронній і паперовій формі.

Примітки

Бибик С. П. Ділові документи та правові папери / С.П. Бибик. – X.: Фолио, 2005. - 491 с. [c.210]
Державне управління: підручник: у 2 т. / Нац. акад. держ. упр. при Президентові України; ред. кол. : Ю. В. Ковбасюк (голова), К. О. Ващенко (заст. голови), Ю. П. Сурмін (заст. голови) [та ін.]. – Київ; Дніпропетровськ: НАДУ, 2012. – Т. 1. – 564 с.
Якименко А.В. Основи документообігу та документознавства: Навч.-метод. видання / А. Якименко. - К.: ЦУЛ, 2003.- 192 с. [с.20]
УДОСКОНАЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ В ДЕРЖАВНОМУ ОРГАНІ
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ В ПУБЛІЧНОМУ УПРАВЛІННІ: ПРОБЛЕМИ ВПРОВАДЖЕННЯ, ПЕРЕВАГИ ТА ПЕРСПЕКТИВИ
Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг"
Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»
Запровадження системи електронного документообігу в Україні
Постанова Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»
Закон "Про особливості надання електронних публічних послуг"
Прийнято Закон "Про особливості надання електронних публічних послуг"
Верховна Рада прийняла закон про перехід держави на безпаперовий документообіг
ІНСТРУКЦІЯ з діловодства в місцевих та апеляційних судах України
. Закон і Бізнес. 05.10.2021. Архів оригіналу за 5 жовтня 2021. Процитовано 06.10.2021.
Рада суддів України (02.04.2015 № 25). Положення "Про автоматизовану систему документообігу суду".
Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг"
. Архів оригіналу за 18 грудня 2018. Процитовано 17 березня 2022.
Нові стандарти діловодства

Джерела

Клименко І. В., Линьов К. О. Технології електронного урядування / І.В. Клименко. – К. : Центр сприяння інституційному розвитку державної служби, 2006. – 192 с.
Енциклопедія державного управління: довідк. вид. у 8 т. / Нац. акад. держ. упр. при Президентові України; наук.-редкол.: Ю. В. Ковбасюк (голова), В. П. Трощинський (заст. голови), Ю. П. Сурмін [та ін.]. – Київ : НАДУ, 2011. – 761 с.

Посилання

Т. В. Бєльська ДОКУМЕНТООБІГ В ПУБЛІЧНОМУ УПРАВЛІННІ. КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ: Харків ХНУМГ ім. О. М. Бекетова. 2019

Див. також

[1] Бибик С. П. Ділові документи та правові папери / С.П. Бибик. – X.: Фолио, 2005. - 491 с. [c.210]

[підручник-2] Державне управління: підручник: у 2 т. / Нац. акад. держ. упр. при Президентові України; ред. кол. : Ю. В. Ковбасюк (голова), К. О. Ващенко (заст. голови), Ю. П. Сурмін (заст. голови) [та ін.]. – Київ; Дніпропетровськ: НАДУ, 2012. – Т. 1. – 564 с.

[3] Якименко А.В. Основи документообігу та документознавства: Навч.-метод. видання / А. Якименко. - К.: ЦУЛ, 2003.- 192 с. [с.20]

[pdf2-4] УДОСКОНАЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ В ДЕРЖАВНОМУ ОРГАНІ

[pdf-5] ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ В ПУБЛІЧНОМУ УПРАВЛІННІ: ПРОБЛЕМИ ВПРОВАДЖЕННЯ, ПЕРЕВАГИ ТА ПЕРСПЕКТИВИ

[2-6] Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг"

[7] Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»

[4-8] Запровадження системи електронного документообігу в Україні

[9] Постанова Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»

[10] Закон "Про особливості надання електронних публічних послуг"

[rada-11] Прийнято Закон "Про особливості надання електронних публічних послуг"

[12] Верховна Рада прийняла закон про перехід держави на безпаперовий документообіг

[13] ІНСТРУКЦІЯ з діловодства в місцевих та апеляційних судах України

[зщш-14] . Закон і Бізнес. 05.10.2021. Архів оригіналу за 5 жовтня 2021. Процитовано 06.10.2021.

[15] Рада суддів України (02.04.2015 № 25). Положення "Про автоматизовану систему документообігу суду".

[10-16] Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг"

[17] . Архів оригіналу за 18 грудня 2018. Процитовано 17 березня 2022.

[gov-18] Нові стандарти діловодства