Azərbaycanca
Беларускі
Dansk
Deutsch
Española
Français
Indonesia
Italiana
日本語
Қазақ
Lietuvos
Nederlands
Português
Русский
සිංහල
แบบไทย
Türkçe
Українська
中國人
United State
Afrikaans
Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів документів (реквізитів) належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.
Реквізит службового документа — обов'язковий елемент, зафіксований в документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили
Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.
Обов'язкові реквізити
- Назва організації;
- Назва виду документа;
- Дата документа;
- Реєстраційний індекс документа;
- Текст документа;
- Підпис.
Якщо у документі відсутній або неправильно оформлений один із цих реквізитів, документ втрачає чинність, не має юридичної сили.
Кількість реквізитів документа
Кількість елементів документа, тобто реквізитів, може бути різною і визначається видом і змістом документа. При оформлені конкретного документа застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
Державні стандарти ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів[недоступне посилання з червня 2019] та ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» встановлюють максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.
Національний стандарт встановлює 32 реквізити документа, кожен з яких має певний код. Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним.
Реквізити документа:
Р1 — Державний герб України
Зображення державного герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовим розміщенням реквізитів ставлять на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою установи, а на бланках з поздовжнім розміщенням реквізитів — у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм
Р2 — Емблема організації чи підприємства
Розміщують з лівого боку від назви установи. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
Р3 — Зображення державних нагород
Розміщують у верхньому лівому кутку бланка або посередині документа на рівні найменування установи і найменування структурного підрозділу
Р4 — Код підприємства, установи, організації
Розміщують у верхньому правому кутку
Р5 — Код форми документа
Розміщують у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
Р6 — Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа
Розміщують у верхньому лівому кутку або посередині сторінки
Р7 — Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа
Розміщують у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва установи повинна відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї
Р8 — Назва структурного підрозділу
Розміщують нижче найменування установи, у верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати машинописним способом.
Р9 — Довідкові відомості про установу
Містять: індекс підприємства зв'язку, пошта і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адрес електронної пошти. Розміщується нижче найменування установи або структурного підрозділу у верхньому лівому кутку.
Р10 — Назва виду документа
Має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи. Розміщують посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів.
Р11 — Дата документа
1. Дату документа ставлять під назвою виду документа перед індексом на спеціально відведеному місці на бланку. 2. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють під підписом, ліворуч. 3. Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі або на кутовому штампі
Р12 — Індекс документа
Індексування документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Містить три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Номер документа розташовується у верхній частині сторінки ліворуч
Р13 — Посилання на індекс вихідного документа
Посилання на індекс і дату вхідного документа (розташовується у верхній частині сторінки ліворуч Індекс вхідного документа включає в себе арабські цифри: індекс кореспондента, індекс структурного підрозділу та порядковий реєстраційний номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів
Р14 — Місце складання документа
Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «довідкові відомості про установу». Розташовують на рівні або нижче реквізитів «дата документа» та «індекс документа» посередині рядка У верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ
Р15 — Гриф обмеження доступу до документу
Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містять інформацію обмеженого доступу
Р16 — Адресат
Адресати документа — установи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни. Документ не повинен мати більше чотирьох різних адресатів. Слово «копія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставлять. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складають список цих адресатів на окремому аркуші, а на кожному документі зазначають тільки один адресат
у верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери. Адреса, за новими вимогами, вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової чи приватної особи У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування пишуть у називному відмінку
Р17 — Гриф затвердження
У верхній правій частині документа. Елементи грифу затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження; слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено.
Р18 — Резолюція
Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, містить такі обов'язкові елементи: прізвище конкретного виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення щодо виконання документа, термін виконання, особистий підпис керівника, дату. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. У лівому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів.
Резолюцію-підтвердження пише керівник, якщо документ не вимагає ніяких дій від заступників та колективу Керівник передає секретареві документ, супроводжуючи його резолюцією: «До наказу», «До протоколу», «До керівництва», «До виконання» тощо, залежно від того, в якому внутрішньому документі установи буде враховано його зміст. У такій резолюції зазначають підпис керівника і дату. Термін виконання не вказують, бо така резолюція передбачає виконання документа шляхом негайного створення відповідного внутрішнього документа установи.
Резолюцію-відповідь пише керівник у випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром і вимагає негайної відповіді, особливо якщо відповідь негативна. Містить: основний текст, дату, підпис, назву посади відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист — відповідь, хоч подібна за змістом до нього: «На жаль, змушені Вам відмовити з причини…», «Не заперечуємо», «Про результати і вжиті заходи повідомте додатково», «Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін» тощо.
Резолюцію-розгляд пише керівник, якщо документ потребує вжиття заходів чи розгляду колективом установи. Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати. Резолюції цього виду формулюються так: «Підготувати відповідь до…», «Вжити заходів», «Зробити висновки», «Розглянути питання», «Обговорити на засіданні…» тощо.
Р19 — Заголовок до тексту документа (короткий зміст)
Складають обов'язково до кожного документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про Що?) про реорганізацію установи; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання кафедри. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і починається з прийменника «Про», який пишеться, як правило, з великої літери, має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом. Заголовок переважно пишуть прапоровим способом перед текстом документа
Р20 — Відмітку про взяття документа на контроль
Розташовують на лівому полі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту, і проставляють за формою «К» або «Контроль»
Р21 — Текст документа
Розташовують по всій ширині сторінки від поля до поля. Текст документа, що складається з таких логічних елементів: вступу, доказ, закінчення викладають грамотно, стисло, зрозуміло й об'єктивно, без повторів. Зміст документа має бути пов'язаним зі змістом раніше виданих документів з певного питання. Не дозволяється довільне скорочення найменування установ, підприємств, організацій та окремих слів. Текст документа оформляють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Форму таблиці використовують у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовують в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
Р22 — Відмітка про наявність додатків
Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.
Приклад: Додатки:
1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за I квартал 2000 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так: Приклад: Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 N 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.
Приклад: Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим. На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають: Додатки: згідно з описом на 67 арк.
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так: Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.
Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.
Приклад: Додаток 1 до наказу Міністерства охорони здоров'я України 20.01.2001 N 25
Р23 — Підпис
Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.
Приклади:
1 Голова Державного комітету статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище
2 Голова Підпис Ініціал(и), прізвище
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.
Приклад:
Директор Підпис Ініціал(и), прізвище Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище
Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.
Приклад: Заступник Міністра Юстиції Заступник Міністра Юстиції
України України Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.
Приклад: Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник». Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.
Р24 — Гриф погодження
Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.
Приклад ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра оборони України Підпис Ініціал(и), прізвище 05.02.2001
Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Правління Національного банку України 23.01.2001 N 2
Р25 — візи документа
Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.
Приклад Начальник юридичного відділу Підпис Ініціал(и), прізвище 18.09.2001
Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.
Р26 — Відбиток печатки
Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.
Р27 — Відмітка про засвідчення копії документа
Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.
Приклад Згідно з оригіналом Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище 26.06.2001
Р28 — Прізвище виконавця і номер його телефону
Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа. Приклади 1 Іваненко 556 07 24 2 Іваненко Петро Михайлович 556 07 24
Р29 — Відмітка про виконання документа і направлення його до справи
Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.
Приклад: До справи N 03-4 Відповідь надіслано 13.05.2001 N 03-12/113 Посада Ініціал(и), прізвище 14.05.2001
Р30 — Відмітка про наявність документа в електронній формі
Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Р31 — Відмітка про надходження (рестрації) документа до організації
Відмітка про надходження документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби — годину і хвилину) надходження документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Відмітку про надходження документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.
Р32 — Запис про державну реєстрацію
Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.
Види реквізитів
Реквізити бувають:
- постійні;
- змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Способи розташування реквізитів
- кутовий;
- та поздовжній.
1. Постійні реквізити розташовують вздовж верхньої частини аркуша.
2. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків (73 мм).
Примітки
- . Архів оригіналу за 25 червня 2018. Процитовано 24 червня 2018.
Джерела
- ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»
- ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів[недоступне посилання з червня 2019]
Література
- А. Н. Діденко «Сучасне діловодство», Київ «Либідь» 1998 р.
- А. С. Головач «Зразки оформлення документів», Донецьк «Сталкер» 1997 р.
- С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук «Сучасні ділові папери», Київ «А. С. К.» 1998 р.
Посилання
- Реквізити документа [ 21 січня 2021 у Wayback Machine.] // Юридична енциклопедія : [у 6 т.] / ред. кол.: Ю. С. Шемшученко (відп. ред.) [та ін.]. — К. : Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 2003. — Т. 5 : П — С. — 736 с. — .
- Ключові реквізити // Термінологічний словник з питань запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму, фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення та корупції / А. Г. Чубенко, М. В. Лошицький, Д. М. Павлов, С. С. Бичкова, О. С. Юнін. — Київ : Ваіте, 2018. — С. 339. — .
Див. також
Вікіпедія, Українська, Україна, книга, книги, бібліотека, стаття, читати, завантажити, безкоштовно, безкоштовно завантажити, mp3, відео, mp4, 3gp, jpg, jpeg, gif, png, малюнок, музика, пісня, фільм, книга, гра, ігри, мобільний, телефон, android, ios, apple, мобільний телефон, samsung, iphone, xiomi, xiaomi, redmi, honor, oppo, nokia, sonya, mi, ПК, web, Інтернет
U Vikipediyi ye statti pro inshi znachennya cogo termina Rekvizit znachennya Rekviziti sukupnist postijnih elementiv z yakih skladayutsya dokumenti Sukupnist rekvizitiv stanovit formulyar dokumentiv Do elementiv dokumentiv rekvizitiv nalezhat data pidpis adresa zagolovok ta in a takozh tekst Rekvizit sluzhbovogo dokumenta obov yazkovij element zafiksovanij v dokumenti dlya jogo identifikaciyi organizaciyi obliku ta nadannya jomu yuridichnoyi sili Pid chas oformlennya dokumentiv slid dotrimuvatisya golovnih pravil yih skladannya yaki peredbachayut pravilne napisannya rekvizitiv yih rozmishennya na blanku dokumenta Doderzhannya cih vimog nadaye dokumentovi yuridichnoyi chinnosti Obov yazkovi rekvizitiNazva organizaciyi Nazva vidu dokumenta Data dokumenta Reyestracijnij indeks dokumenta Tekst dokumenta Pidpis Yaksho u dokumenti vidsutnij abo nepravilno oformlenij odin iz cih rekvizitiv dokument vtrachaye chinnist ne maye yuridichnoyi sili Kilkist rekvizitiv dokumentaKilkist elementiv dokumenta tobto rekvizitiv mozhe buti riznoyu i viznachayetsya vidom i zmistom dokumenta Pri oformleni konkretnogo dokumenta zastosovuyut ne vsi rekviziti a lishe ti yaki neobhidni pri vigotovlenni dokumentiv cogo tipu i vvazhayutsya obov yazkovimi vidpovidno do yuridichnih vimog Derzhavni standarti DSTU 4163 2003 Unifikovana sistema organizacijno rozporyadchoyi dokumentaciyi Vimogi do oformlyuvannya dokumentiv nedostupne posilannya z chervnya 2019 ta DSTU 2732 2004 Dilovodstvo j arhivna sprava Termini ta viznachennya ponyat vstanovlyuyut maksimalnij sklad rekvizitiv i poryadok yih roztashuvannya Nacionalnij standart vstanovlyuye 32 rekviziti dokumenta kozhen z yakih maye pevnij kod Konkretnij nabir rekvizitiv zalezhit vid vidu dokumenta jogo cilovogo priznachennya zmistu sposobu dokumentuvannya etapiv jogo pidgotovki i roboti z nim Rekviziti dokumenta R1 Derzhavnij gerb Ukrayini Zobrazhennya derzhavnogo gerba Ukrayini gerba Avtonomnoyi Respubliki Krim na blankah iz kutovim rozmishennyam rekvizitiv stavlyat na verhnomu poli blanka nad seredinoyu ryadkiv z nazvoyu ustanovi a na blankah z pozdovzhnim rozmishennyam rekvizitiv u centri verhnogo polya Rozmir zobrazhennya visota 17 mm shirina 12 mm R2 Emblema organizaciyi chi pidpriyemstva Rozmishuyut z livogo boku vid nazvi ustanovi Yak emblemu mozhna vikoristovuvati tovarnij znak zareyestrovanij u vstanovlenomu poryadku R3 Zobrazhennya derzhavnih nagorod Rozmishuyut u verhnomu livomu kutku blanka abo poseredini dokumenta na rivni najmenuvannya ustanovi i najmenuvannya strukturnogo pidrozdilu R4 Kod pidpriyemstva ustanovi organizaciyi Rozmishuyut u verhnomu pravomu kutku R5 Kod formi dokumenta Rozmishuyut u verhnomu pravomu kutku pid kodom pidpriyemstva organizaciyi ustanovi R6 Nazva ministerstva abo vidomstva yakomu pidporyadkovuyetsya ustanova Rozmishuyut u verhnomu livomu kutku abo poseredini storinki R7 Povna nazva ustanovi organizaciyi abo pidpriyemstva avtora dokumenta Rozmishuyut u verhnomu livomu kutku Mozhe nanositisya za dopomogoyu shtampa abo drukarskim sposobom Nazva ustanovi povinna vidpovidati najmenuvannyu zaznachenomu v polozhenni statuti pro neyi R8 Nazva strukturnogo pidrozdilu Rozmishuyut nizhche najmenuvannya ustanovi u verhnomu livomu kutku dozvolyayetsya drukuvati mashinopisnim sposobom R9 Dovidkovi vidomosti pro ustanovu Mistyat indeks pidpriyemstva zv yazku poshta i telegrafna adresa nomer telefonu nomer teletajpa abonentskogo telegrafu nomer rahunku v banku adres elektronnoyi poshti Rozmishuyetsya nizhche najmenuvannya ustanovi abo strukturnogo pidrozdilu u verhnomu livomu kutku R10 Nazva vidu dokumenta Maye vidpovidati pereliku form yaki vikoristovuyut v organizaciyi Perelik mistit nazvi unifikovanih form dokumentiv zgidno z DK 010 ta nazvi inshih dokumentiv sho vidpovidayut organizacijno pravovomu statusu ustanovi Rozmishuyut poseredini ryadka Navoditsya v usih dokumentah krim listiv R11 Data dokumenta 1 Datu dokumenta stavlyat pid nazvoyu vidu dokumenta pered indeksom na specialno vidvedenomu misci na blanku 2 Yaksho dokument skladeno ne na blanku jogo datu prostavlyayut pid pidpisom livoruch 3 Datu zatverdzhennya dokumenta zaznachayut u vidpovidnij grafi abo na kutovomu shtampi R12 Indeks dokumenta Indeksuvannya dokumentiv polyagaye u prisvoyenni yim umovnih poznachen indeksiv yaki nadayut dokumentam pid chas reyestraciyi i vkazuyut na misce skladannya vikonannya ta zberigannya dokumentiv Cej rekvizit dozvolyaye zabezpechiti operativnij dovidkovo informacijnij poshuk dokumenta kontrol vikonannya Mistit tri pari arabskih cifr de persha para indeks strukturnogo pidrozdilu druga nomer spravi za nomenklaturoyu dlya pidrozdilu tretya poryadkovij nomer za zhurnalom obliku Nomer dokumenta roztashovuyetsya u verhnij chastini storinki livoruch R13 Posilannya na indeks vihidnogo dokumenta Posilannya na indeks i datu vhidnogo dokumenta roztashovuyetsya u verhnij chastini storinki livoruch Indeks vhidnogo dokumenta vklyuchaye v sebe arabski cifri indeks korespondenta indeks strukturnogo pidrozdilu ta poryadkovij reyestracijnij nomer nadhodzhennya dokumenta za kartotekoyu pevnoyi grupi korespondentiv R14 Misce skladannya dokumenta Misce skladennya abo vidannya dokumenta zaznachayut na vsih dokumentah krim listiv u yakih ci vidomosti viznachayut iz rekvizitu dovidkovi vidomosti pro ustanovu Roztashovuyut na rivni abo nizhche rekvizitiv data dokumenta ta indeks dokumenta poseredini ryadka U verhnij chastini storinki zliva Vklyuchaye nazvu mista chi naselenogo punktu de vidayetsya dokument R15 Grif obmezhennya dostupu do dokumentu Grif obmezhennya dostupu do dokumenta tayemno dlya sluzhbovogo koristuvannya prostavlyayut bez lapok pravoruch u verhnomu kuti na pershij storinci dokumenta Za potrebi jogo dopovnyuyut vidomostyami peredbachenimi normativno pravovimi aktami yaki reglamentuyut poryadok vedennya dilovodstva sho mistyat informaciyu obmezhenogo dostupu R16 Adresat Adresati dokumenta ustanovi yih strukturni pidrozdili konkretni posadovi osobi gromadyani Dokument ne povinen mati bilshe chotiroh riznih adresativ Slovo kopiya pered zaznachennyam drugogo tretogo chetvertogo adresativ ne stavlyat U razi nadsilannya dokumenta bilsh yak chotirom adresatam skladayut spisok cih adresativ na okremomu arkushi a na kozhnomu dokumenti zaznachayut tilki odin adresat u verhnij chastini storinki pravoruch Kozhnij element pishetsya iz seredini novogo ryadka z velikoyi literi Adresa za novimi vimogami vkazuyetsya pislya nazvi ustanovi strukturnogo pidrozdilu j prizvisha sluzhbovoyi chi privatnoyi osobi U razi adresuvannya dokumenta ustanovi abo yiyi strukturnomu pidrozdilu bez zaznachennya posadovoyi osobi najmenuvannya pishut u nazivnomu vidminku R17 Grif zatverdzhennya U verhnij pravij chastini dokumenta Elementi grifu zatverdzhennya slovo ZATVERDZhUYu nazva posadi osobistij pidpis iniciali ta prizvishe osobi sho zatverdila dokument data zatverdzhennya slovo ZATVERDZhENO nazva dokumenta yakim zatverdzheno R18 Rezolyuciya Rezolyuciya yaku stavit na dokumenti posadova osoba mistit taki obov yazkovi elementi prizvishe konkretnogo vikonavcya vikonavciv u davalnomu vidminku zmist doruchennya shodo vikonannya dokumenta termin vikonannya osobistij pidpis kerivnika datu Vidpovidalnoyu za vikonannya dokumenta ye osoba navedena v rezolyuciyi pershoyu Yak vikonavci u rezolyuciyi zaznachayutsya sluzhbovi osobi a ne strukturni pidrozdili U livomu verhnomu kutku Yaksho ce misce zajnyate inshim rekvizitom to rezolyuciyu vmishuyut na bud yakij vilnij ploshi licovogo boku storinki dokumenta krim poliv Rezolyuciyu pidtverdzhennya pishe kerivnik yaksho dokument ne vimagaye niyakih dij vid zastupnikiv ta kolektivu Kerivnik peredaye sekretarevi dokument suprovodzhuyuchi jogo rezolyuciyeyu Do nakazu Do protokolu Do kerivnictva Do vikonannya tosho zalezhno vid togo v yakomu vnutrishnomu dokumenti ustanovi bude vrahovano jogo zmist U takij rezolyuciyi zaznachayut pidpis kerivnika i datu Termin vikonannya ne vkazuyut bo taka rezolyuciya peredbachaye vikonannya dokumenta shlyahom negajnogo stvorennya vidpovidnogo vnutrishnogo dokumenta ustanovi Rezolyuciyu vidpovid pishe kerivnik u vipadku koli dokument nadhodit do ustanovi z kur yerom i vimagaye negajnoyi vidpovidi osoblivo yaksho vidpovid negativna Mistit osnovnij tekst datu pidpis nazvu posadi vidpovidalnoyi osobi yaka rozglyadala dokument i prijmala rishennya Za obsyagom cya rezolyuciya bilsha za poperedni ale korotsha za list vidpovid hoch podibna za zmistom do nogo Na zhal zmusheni Vam vidmoviti z prichini Ne zaperechuyemo Pro rezultati i vzhiti zahodi povidomte dodatkovo Slid rozglyanuti pitannya detalnishe j dopovisti v tizhnevij termin tosho Rezolyuciyu rozglyad pishe kerivnik yaksho dokument potrebuye vzhittya zahodiv chi rozglyadu kolektivom ustanovi Rezolyuciya skladayetsya z takih elementiv prizvisha ta inicialiv vikonavcya yakomu vidpravleno dokument vkazivki pro poryadok vikonannya dokumenta terminu vikonannya dokumenta osobistogo pidpisu kerivnika dati Rezolyuciyi cogo vidu formulyuyutsya tak Pidgotuvati vidpovid do Vzhiti zahodiv Zrobiti visnovki Rozglyanuti pitannya Obgovoriti na zasidanni tosho R19 Zagolovok do tekstu dokumenta korotkij zmist Skladayut obov yazkovo do kozhnogo dokumenta Vin maye buti maksimalno korotkim i yemnim tochno peredavati zmist tekstu Zagolovok povinen gramatichno uzgodzhuvatisya z nazvoyu dokumenta i mistiti korotkij viklad jogo osnovnogo smislovogo aspektu Formulyuvati zagolovok dokumenta slid za dopomogoyu viddiyeslivnogo imennika vidpovidayuchi na zapitannya pro sho kogo chogo Napriklad nakaz pro Sho pro reorganizaciyu ustanovi posadova instrukciya kogo golovnogo specialista protokol chogo zasidannya kafedri Yaksho u dokumenti jdetsya pro kilka pitan zagolovok mozhe buti uzagalnenim Drukuyetsya malimi literami rozmishuyetsya pid nazvoyu vidu dokumenta vidobrazhaye golovnu ideyu dokumenta i pochinayetsya z prijmennika Pro yakij pishetsya yak pravilo z velikoyi literi maye buti lakonichnim i tochnim z maksimalnoyu povnotoyu rozkrivati zmist dokumenta Rekviziti zagolovka rozmishuyut centrovanim pochatok i kinec kozhnogo ryadka rekvizitu odnakovo viddaleni vid mezh ploshi abo praporovim kozhnij ryadok rekvizitu pochinayetsya vid livoyi mezhi ploshi sposobom Zagolovok perevazhno pishut praporovim sposobom pered tekstom dokumenta R20 Vidmitku pro vzyattya dokumenta na kontrol Roztashovuyut na livomu poli pershogo arkusha dokumenta na rivni zagolovka do tekstu i prostavlyayut za formoyu K abo Kontrol R21 Tekst dokumenta Roztashovuyut po vsij shirini storinki vid polya do polya Tekst dokumenta sho skladayetsya z takih logichnih elementiv vstupu dokaz zakinchennya vikladayut gramotno stislo zrozumilo j ob yektivno bez povtoriv Zmist dokumenta maye buti pov yazanim zi zmistom ranishe vidanih dokumentiv z pevnogo pitannya Ne dozvolyayetsya dovilne skorochennya najmenuvannya ustanov pidpriyemstv organizacij ta okremih sliv Tekst dokumenta oformlyayut u viglyadi sucilnogo skladnogo tekstu anketi tablici abo poyednannya cih form Formu tablici vikoristovuyut u razi vikladennya cifrovoyi abo slovesnoyi informaciyi pro kilka ob yektiv za ryadom oznak Tablichni teksti vikoristovuyut v planovih zvitno statistichnih finansovih buhgalterskih organizacijno rozporyadchih ta inshih dokumentah R22 Vidmitka pro nayavnist dodatkiv Vidmitku pro nayavnist dodatkiv rozmishuyut pid tekstom dokumenta Nayavnist dodatkiv povnu nazvu yakih navodyat u teksti fiksuyut za takoyu formoyu Dodatok na 5 ark u 2 prim Yaksho dokument maye dodatki povnih nazv yakih nemaye u teksti to ci nazvi treba podati pislya tekstu zaznachivshi kilkist arkushiv u kozhnomu dodatku ta kilkist yihnih primirnikiv Priklad Dodatki 1 Dovidka pro vikonannya planu remontnih robit za I kvartal 2000 r na 5 ark v 1 prim 2 Grafik remontnih robit na II kvartal 2000 r na 2 ark v 1 prim Yaksho do dokumenta dodayut inshij dokument sho maye dodatki to vidmitku pro nayavnist dodatkiv oformlyuyut tak Priklad Dodatok list Derzhavnogo komitetu arhiviv Ukrayini vid 27 04 2000 N 171 01 04 i dodatok do nogo vsogo na 7 ark v 1 prim Yaksho dodatki zbroshurovani to kilkist yihnih arkushiv ne zaznachayut Priklad Dodatok Metodichni rekomendaciyi v 3 prim Na veliku kilkist dodatkiv skladayut opis a v samomu dokumenti pislya tekstu zaznachayut Dodatki zgidno z opisom na 67 ark Yaksho dodatok nadsilayut ne za vsima zaznachenimi u dokumenti adresami vidmitku pro nayavnist dodatka oformlyuyut tak Dodatok na 5 ark v 1 prim na pershu adresu Dodatok do rozporyadchogo dokumenta povinen mati vidmitku z posilannyam na cej dokument jogo datu i nomer Vidmitku roblyat u verhnomu pravomu kuti pershogo arkusha dodatka Priklad Dodatok 1 do nakazu Ministerstva ohoroni zdorov ya Ukrayini 20 01 2001 N 25 R23 Pidpis Pidpis skladayetsya z nazvi posadi osobi yaka pidpisuye dokument povnoyi yaksho dokument nadrukovano ne na blanku skorochenoyi na dokumenti nadrukovanomu na blanku osobistogo pidpisu inicialu iv i prizvisha Prikladi 1 Golova Derzhavnogo komitetu statistiki Ukrayini Pidpis Inicial i prizvishe 2 Golova Pidpis Inicial i prizvishe Rekvizit rozmishuyut pid tekstom dokumenta abo pid vidmitkoyu pro nayavnist dodatkiv Yaksho dokument pidpisuyut kilka dvi abo bilshe osib to yihni pidpisi roztashovuyut odin pid odnim vidpovidno do pidporyadkovanosti posadovih osib Priklad Direktor Pidpis Inicial i prizvishe Golovnij buhgalter Pidpis Inicial i prizvishe Yaksho dokument pidpisuyut kilka osib odnakovih posad to yihni pidpisi roztashovuyut na odnomu rivni Priklad Zastupnik Ministra Yusticiyi Zastupnik Ministra Yusticiyi Ukrayini Ukrayini Pidpis Inicial i prizvishe Pidpis Inicial i prizvishe Dokumenti kolegialnih organiv pidpisuyut golova kolegialnogo organu i sekretar Priklad Golova direkciyi Pidpis Inicial i prizvishe Sekretar direkciyi Pidpis Inicial i prizvishe U razi vidsutnosti posadovoyi osobi pidpis yakoyi zaznacheno v dokumenti dokument pidpisuye osoba yaka vikonuye yiyi obov yazki abo yiyi zastupnik U comu vipadku obov yazkovo zaznachayut posadu i prizvishe osobi yaka pidpisala dokument vipravlennya vnosyat rukopisnim abo mashinopisnim sposobom napriklad Vikonuvach obov yazkiv Zastupnik Pidpisuvati dokument iz prijmennikom za abo staviti pravobizhnu pohilu risku pered nazvoyu posadi ne dozvoleno R24 Grif pogodzhennya Grif pogodzhennya rozmishuyut nizhche rekvizitu Pidpis Vin skladayetsya zi slova POGODZhENO bez lapok nazvi posadi osobi yaka pogodzhuye dokument razom z nazvoyu organizaciyi osobistogo pidpisu inicialu iv i prizvisha dati pogodzhennya Priklad POGODZhENO Zastupnik Ministra oboroni Ukrayini Pidpis Inicial i prizvishe 05 02 2001 Yaksho dokument pogodzhuyut listom protokolom aktom tosho to grif pogodzhennya oformlyuyut tak POGODZhENO Protokol zasidannya Pravlinnya Nacionalnogo banku Ukrayini 23 01 2001 N 2 R25 vizi dokumenta Vizoyu oformlyuyut vnutrishnye pogodzhennya dokumenta Viza skladayetsya z nazvi posadi osobistogo pidpisu inicialiv i prizvisha osobi yaka vizuye dokument dati zavizuvannya Vizu rozmishuyut nizhche rekvizitu 23 yak na licovomu tak i na zvorotnomu boci ostannogo arkusha dokumenta Priklad Nachalnik yuridichnogo viddilu Pidpis Inicial i prizvishe 18 09 2001 Vizu stavlyat na primirnikah dokumentiv yaki zalishayut v organizaciyi R26 Vidbitok pechatki Vidbitkom pechatki organizaciyi zasvidchuyut na dokumenti pidpis vidpovidalnoyi osobi Perelik dokumentiv na yaki stavlyat vidbitok pechatki viznachaye organizaciya na pidstavi normativno pravovih aktiv Jogo podayut v instrukciyi z dilovodstva organizaciyi Vidbitok pechatki stavlyat tak shob vin ohoplyuvav ostanni kilka liter nazvi posadi osobi yaka pidpisala dokument R27 Vidmitka pro zasvidchennya kopiyi dokumenta Vidmitku pro zasvidchennya kopiyi dokumenta skladayut zi sliv Zgidno z originalom nazvi posadi osobistogo pidpisu osobi yaka zasvidchuye kopiyu yiyi inicialiv ta prizvisha dati zasvidchennya kopiyi i prostavlyayut nizhche rekvizitu 23 Priklad Zgidno z originalom Sekretar Pidpis Inicial i prizvishe 26 06 2001 R28 Prizvishe vikonavcya i nomer jogo telefonu Prizvishe abo prizvishe im ya ta po batkovi vikonavcya dokumenta i nomer jogo sluzhbovogo telefonu zaznachayut na licovomu boci v nizhnomu livomu kuti ostannogo arkusha dokumenta Prikladi 1 Ivanenko 556 07 24 2 Ivanenko Petro Mihajlovich 556 07 24 R29 Vidmitka pro vikonannya dokumenta i napravlennya jogo do spravi Vidmitku pro vikonannya dokumenta i napravlennya jogo do spravi stavlyat u livomu kuti nizhnogo berega licovogo boku pershogo arkusha dokumenta Vona mistit taki dani posilannya na datu i nomer dokumenta pro jogo vikonannya abo korotku dovidku pro vikonannya slova Do spravi nomer spravi v yakij dokument bude zberigatisya datu napravlennya dokumenta do spravi nazvu posadi i pidpis vikonavcya Priklad Do spravi N 03 4 Vidpovid nadislano 13 05 2001 N 03 12 113 Posada Inicial i prizvishe 14 05 2001 R30 Vidmitka pro nayavnist dokumenta v elektronnij formi Vidmitka pro nayavnist dokumenta v elektronnij formi mistit povne im ya fajla i jogo misce zberigannya kod operatora ta inshi poshukovi dani Yiyi stavlyat u centri nizhnogo berega licovogo boku pershogo arkusha dokumenta R31 Vidmitka pro nadhodzhennya restraciyi dokumenta do organizaciyi Vidmitka pro nadhodzhennya dokumenta do organizaciyi mistit taki dani skorochenu nazvu organizaciyi datu za potrebi godinu i hvilinu nadhodzhennya dokumenta i reyestracijnij indeks dokumenta yaki stavlyat u pravomu kuti nizhnogo berega licovogo boku pershogo arkusha dokumenta Vidmitku pro nadhodzhennya dokumenta do organizaciyi docilno staviti za dopomogoyu shtampa R32 Zapis pro derzhavnu reyestraciyu Zapis pro derzhavnu reyestraciyu fiksuyut tilki na normativno pravovih aktah organiv derzhavnoyi vladi doluchenih do derzhavnogo reyestru vidpovidno do Ukazu Prezidenta Ukrayini Pro derzhavnu reyestraciyu normativnih aktiv ministerstv ta inshih organiv derzhavnoyi vikonavchoyi vladi Jogo roztashovuyut pislya nomera akta chi pislya grifa zatverdzhennya Vidi rekvizitivRekviziti buvayut postijni zminni Postijni rekviziti nanosyat koli vigotovlyayut unifikovanu formu chi blank dokumenta a zminni pid chas jogo skladannya Kozhnij iz rekvizitiv maye svoyu dovzhinu viznachenu u formulyari zrazku Dovzhina rekvizitu ce kilkist grafichnih znakiv ta probiliv potribna dlya zapisu rekvizitu na dokumenti Sposobi roztashuvannya rekvizitivkutovij ta pozdovzhnij 1 Postijni rekviziti roztashovuyut vzdovzh verhnoyi chastini arkusha 2 Maksimalna dovzhina ryadka bagatoryadkovih rekvizitiv krim tekstu 28 znakiv 73 mm Primitki Arhiv originalu za 25 chervnya 2018 Procitovano 24 chervnya 2018 DzherelaDSTU 2732 2004 Dilovodstvo j arhivna sprava Termini ta viznachennya ponyat DSTU 4163 2003 Unifikovana sistema organizacijno rozporyadchoyi dokumentaciyi Vimogi do oformlyuvannya dokumentiv nedostupne posilannya z chervnya 2019 LiteraturaA N Didenko Suchasne dilovodstvo Kiyiv Libid 1998 r A S Golovach Zrazki oformlennya dokumentiv Doneck Stalker 1997 r S V Glushik O V Diyak S V Shevchuk Suchasni dilovi paperi Kiyiv A S K 1998 r PosilannyaRekviziti dokumenta 21 sichnya 2021 u Wayback Machine Yuridichna enciklopediya u 6 t red kol Yu S Shemshuchenko vidp red ta in K Ukrayinska enciklopediya im M P Bazhana 2003 T 5 P S 736 s ISBN 966 7492 05 2 Klyuchovi rekviziti Terminologichnij slovnik z pitan zapobigannya ta protidiyi legalizaciyi vidmivannyu dohodiv oderzhanih zlochinnim shlyahom finansuvannyu terorizmu finansuvannyu rozpovsyudzhennya zbroyi masovogo znishennya ta korupciyi A G Chubenko M V Loshickij D M Pavlov S S Bichkova O S Yunin Kiyiv Vaite 2018 S 339 ISBN 978 617 7627 10 3 Div takozhUnifikovana sistema dokumentaciyi