Особо́ва спра́ва працівника — це комплект документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. О.с. посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу.
Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 (П-2ДС) та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках. Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — 75 років.
Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.
Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.
Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.
Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи.
Загальні вимоги
Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:
- опис документів; (Зразок «Опису документів. Додаток 1» )
- доповнення до особового листка з обліку кадрів (записуються відомості про накази про переведення на іншу роботу, заохочення, дисциплінарні стягнення; зміни облікових даних працівника);
- особовий листок з обліку кадрів;
- автобіографія;
- копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;
- перелік наукових праць (для працівників, які мають вчений ступінь чи звання);
- різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;
- копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);
- копії документів, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника;
- заява про прийняття на роботу (контракт);
- матеріали проведення атестації;
- згода на обробку персональних даних.
У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.
Посилання
- Особова картка // Юридична енциклопедія : [у 6 т.] / ред. кол.: Ю. С. Шемшученко (відп. ред.) [та ін.]. — К. : Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 2002. — Т. 4 : Н — П. — 720 с. — .
- Особова справа // Юридична енциклопедія
Цю статтю треба для відповідності Вікіпедії. (Жовтень 2011) |
Вікіпедія, Українська, Україна, книга, книги, бібліотека, стаття, читати, завантажити, безкоштовно, безкоштовно завантажити, mp3, відео, mp4, 3gp, jpg, jpeg, gif, png, малюнок, музика, пісня, фільм, книга, гра, ігри, мобільний, телефон, android, ios, apple, мобільний телефон, samsung, iphone, xiomi, xiaomi, redmi, honor, oppo, nokia, sonya, mi, ПК, web, Інтернет
Osobo va spra va pracivnika ce komplekt dokumentiv yaki mistyat najpovnishi vidomosti pro pracivnika i harakterizuyut jogo biografichni dilovi osobisti yakosti O s posidaye osnovne misce u sistemi personalnogo obliku pracivnikiv Na pidstavi dokumentiv sho grupuyutsya v nij provoditsya vivchennya dobir ta vikoristannya kadriv upravlinnya Zavodyatsya osobovi spravi na kerivnika pidpriyemstva jogo zastupnikiv nachalnikiv viddiliv ta sluzhb yih zastupnikiv materialno vidpovidalnih osib specialistiv tosho Oformlyuyetsya pislya zarahuvannya pracivnikiv na robotu Oblikovi dokumenti zokrema osobova kartka formi P 2 P 2DS ta osobova sprava duzhe vazhlivi dlya viznachennya stazhu roboti shodo priznachennya pensij pri oformlenni dublikata trudovoyi knizhki v razi yiyi vtrati v inshih vipadkah Normativnimi aktami vstanovleno strok zberigannya oblikovih dokumentiv 75 rokiv Kozhnij osobovij spravi nadayetsya poryadkovij nomer sho vidpovidaye nomeru u shtatno posadovij knizi Osobovi spravi mozhut buti sistematizovani v alfavitnomu poryadku abo za strukturnimi pidrozdilami vidpovidno do shtatnogo rozpisu Osobovi spravi zberigayutsya tak samo yak i sekretni dokumenti i vidayutsya dlya sluzhbovogo koristuvannya lishe posadovim osobam kolo yakih viznachayetsya kerivnikom pidpriyemstva pid rozpisku u specialnomu zhurnali abo kontrolnij kartci Pislya peredachi osobovoyi spravi v arhiv kontrolna kartka znishuyetsya Zberigayetsya osobova sprava v arhivi yak samostijna odinicya zberigannya V razi perevedennya pracivnika na inshu robotu osobova sprava yak pravilo ne peredayetsya Vinyatok stanovlyat vipadki perevedennya osobi z pidpriyemstva na pidpriyemstvo odniyeyi sistemi Zagalni vimogiOsobova sprava komplektuyetsya z takih dokumentiv i v takij poslidovnosti opis dokumentiv Zrazok Opisu dokumentiv Dodatok 1 dopovnennya do osobovogo listka z obliku kadriv zapisuyutsya vidomosti pro nakazi pro perevedennya na inshu robotu zaohochennya disciplinarni styagnennya zmini oblikovih danih pracivnika osobovij listok z obliku kadriv avtobiografiya kopiyi dokumentiv pro osvitu vchenij stupin pidvishennya kvalifikaciyi perelik naukovih prac dlya pracivnikiv yaki mayut vchenij stupin chi zvannya riznogo rodu harakteristiki chi rekomendacijni listi kopiya dokumenta pro zatverdzhennya na posadi u vipadkah peredbachenih chinnim zakonodavstvom kopiyi dokumentiv na osnovi yakih vidayutsya nakazi pro priznachennya perevedennya zvilnennya pracivnika zayava pro prijnyattya na robotu kontrakt materiali provedennya atestaciyi zgoda na obrobku personalnih danih U podalshomu v hronologichnij poslidovnosti do osobovoyi spravi dodayutsya nakazi rozporyadzhennya pro zmini anketnih danih kopiyi dokumentiv yaki pidtverdzhuyut pidvishennya kvalifikaciyi perepidgotovku stazhuvannya harakteristiki atestacijni listki ta in PosilannyaOsobova kartka Yuridichna enciklopediya u 6 t red kol Yu S Shemshuchenko vidp red ta in K Ukrayinska enciklopediya im M P Bazhana 2002 T 4 N P 720 s ISBN 966 7492 04 4 Osobova sprava Yuridichna enciklopediyaCyu stattyu treba vikifikuvati dlya vidpovidnosti standartam yakosti Vikipediyi Bud laska dopomozhit dodavannyam dorechnih vnutrishnih posilan abo vdoskonalennyam rozmitki statti Zhovten 2011