Azərbaycanca
Беларускі
Dansk
Deutsch
Española
Français
Indonesia
Italiana
日本語
Қазақ
Lietuvos
Nederlands
Português
Русский
සිංහල
แบบไทย
Türkçe
Українська
中國人
United State
Afrikaans
Одиниця зберігання — класифікаційна одиниця, яка є фізично відокремленим архівним документом чи сукупністю документів, що має самостійне значення. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи — за групами і комплексами.
Систематизація здійснюється за такими принципами:
- структурний — в залежності від приналежності одиниць зберігання до структурних підрозділів організації;
- хронологічний — за хронологією періодів або дат, до яких відносяться одиниці зберігання;
- функціональний, галузевий, тематичний, предметно-питальний — за функціями організації, темами або питаннями, які розкривають зміст одиниць зберігання;
- номінальний — за видами і різновидами документів;
- кореспондентський — за організаціями, в результаті листування з якими утворилися одиниці зберігання;
- географічний — за географічними назвами територій, населених пунктів та інших географічних об'єктів, з якими пов'язані зміст документів, автори, кореспонденти;
- авторський — за назвами організацій або прізвищами громадян, які є авторами документів.
Одиниці зберігання вносяться в архівні описи і оформляються в порядку, що забезпечує облік, пошук і використання архівних документів. Кожна Одиниця зберігання має свій шифр.
Описування одиниць зберігання:
- Описування здійснюють українською мовою, незалежно від мови документів особового походження в електронній формі.
- Під час описування вживають загальноприйняті офіційні скорочення. Довільне утворення скорочень не дозволяється.
- Іноземні імена та прізвища зазначаються в українській транскрипції, а в дужках іноземною мовою.
- Основним компонентом опису є заголовок документа (файла) в електронній формі. Укладання заголовків проводиться з обов'язковим переглядом файлів. Заголовок починається з офіційної або авторської назви. За відсутності офіційної або авторської назви, заголовок складається в процесі його описування.
- При виявленні в документі неповних відомостей про особу, місце та час подій, дату створення документа тощо, відсутні відомості уточнюються й вносяться до заголовку одиниці зберігання та описової статті, якщо вони не викликають сумніву. При цьому, такі відомості беруться в квадратні дужки ([…]).
Складання архівного опису:
- Усі види документів одного фонду особового походження в електронній формі описуються за одним описом документів в електронній формі, що підлягають постійному зберіганню (додаток 11). Кожна одиниця зберігання вноситься до опису з присвоєнням їй унікального порядкового номера.
- Порядковий номер документа займає своє місце в описі відповідно до моделі систематизації, яка використовується.
- На кожну одиницю зберігання, внесену до опису, обов'язково складається описова стаття (додаток 12), яка містить сукупність усіх інформаційних даних описання документа особового походження в електронній формі. Складання статей опису проводять відповідно до Правил описування архівних документів (ДСТУ 4331:2004), використовуючи поодиничний спосіб описування.
- Для кожної описової статті створюється окремий файл у текстовому форматі, що містить загальний опис фонду та описову статтю відповідної одиниці зберігання.
- У файлі, описовій статті передує загальний опис фонду: номер та назва фонду, номер опису, хронологічні межі фонду, загальна кількість одиниць зберігання у фонді та за наявності — інформація про обмеження доступу до документів та дату зняття обмеження.
- Описова стаття складається з ідентифікаційних, контекстних та технічних характеристик одиниці зберігання.
- Ідентифікаційні характеристики (подаються суттєві елементи з ідентифікації одиниці описування):
- обліковий номер одиниці зберігання (файл) за описом;
- ім'я файла з розширенням;
- формат файла;
- дата та час створення файла («число.місяць.рік», «години: хвилини: секунди») (за наявності чи можливості підтвердження);
- дата та час останньої зміни файла («число.місяць.рік», «години: хвилини: секунди») (за наявності чи можливості підтвердження);
- розмір файла (байт);
- назва та № алгоритму криптографічного ґешування / ґеш-значення файла.
- Контекстні характеристики (історична інформація) — подається інформація про фондоутворювача, внутрішню організацію, анотація, посилання на електронну версію документа (ящо є), цінність одиниці описування та умови використання її інформації.
- Технічні характеристики (фізичні характеристики та технічні вимоги) до:
– текстових документів: деталізація формату.
– фотодокументів: деталізація графічного формату; розмір зображення (ширина: висота у пікселях); глибина кольору (біт на канал); колірна модель; кількість каналів кольору; алгоритм стиснення зображення (є/ні).
– аудіодокументів: кодек; кількість звукових каналів; частота дискретизації (Гц); швидкість потоку;
– відеодокументів (тип контейнера): тривалість відео; відеокодування; аудіокодування.
Всі інші параметри аудіоданих визначаються у разі їх наявності за вимогами до описування цифрових аудіодокументів: субтитри, мова; кількість аудіодоріжок; бітова швидкість (бітрейт) (біт/с); розмір кадру (піксель).
Всі інші параметри кадру визначаються у разі їх наявності за вимогами до описування цифрових фотодокументів: кадрова частота (кадр/с); тип розгортки.
ЕІР:
- тип платформи;
- операційна система;
- типи файлів;
- мова кодування (для веб-сайтів).
Ім'я файла з розширенням вноситься до описової статті в тому вигляді, в якому воно було сформовано при створенні файла.
Індекс документа в електронній формі складається з номеру фонду, номеру опису документів в електронній формі, що підлягають постійному зберіганню, номера за порядком, індексу документа та індексу групи документів за їх видом.
Індекс документа залежить від типу даних документної інформації: текстові документи — 01; цифрові фотодокументи — 02; цифрові відеодокументи — 03; цифрові аудіодокументи — 04; ЕІР — 05; оцифровані документи — 06.
Наприклад: 09–01–05–01–1.1. Описування ЕІР передбачає внесення до описової статті інформації про його структуру та основні функції.
Джерела
- Правила роботи архівних установ України / М-во юстиції України, Держ. архів. служба України, Укр. наук.-дослід. ін-т архів. справи та документознавства; упоряд.: Л. А .Кисельова, Ю. А. Прилепішева, Т. П. Прись, С. В. Сельченкова; за заг. ред. Н. М. Христової. — К., 2013. — 243 с
- Порядок приймання-передавання документів особового походження в електронній формі до Центрального державного електронного архіву України / Держ. архівна служба України; Центральний державний електронний архів України; уклад.: Ковтанюк Ю. С. — К., 2012. — 40 с. — Рукопис.
- Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації: затв. наказом М-ва юстиції України від 10 лют. 2012 р. № 232/5: зареєстр. в М-ві юстиції України від 10 лют. 2012 р. за № 202/20515 // Офіційний вісник України. — 2012. — № 14. — С. 163.
Посилання
- Одиниця збереження // Літературознавча енциклопедія : у 2 т. / авт.-уклад. Ю. І. Ковалів. — Київ : ВЦ «Академія», 2007. — Т. 2 : М — Я. — С. 146.
| На цю статтю не посилаються інші статті Вікіпедії. Будь ласка розставте посилання відповідно до . |
Вікіпедія, Українська, Україна, книга, книги, бібліотека, стаття, читати, завантажити, безкоштовно, безкоштовно завантажити, mp3, відео, mp4, 3gp, jpg, jpeg, gif, png, малюнок, музика, пісня, фільм, книга, гра, ігри, мобільний, телефон, android, ios, apple, мобільний телефон, samsung, iphone, xiomi, xiaomi, redmi, honor, oppo, nokia, sonya, mi, ПК, web, Інтернет
Odinicya zberigannya klasifikacijna odinicya yaka ye fizichno vidokremlenim arhivnim dokumentom chi sukupnistyu dokumentiv sho maye samostijne znachennya V odinicyah obliku dokumenti oblikovuyutsya za komplektami i vidami naukovo tehnichni dokumenti za grupami i kompleksami Sistematizaciya zdijsnyuyetsya za takimi principami strukturnij v zalezhnosti vid prinalezhnosti odinic zberigannya do strukturnih pidrozdiliv organizaciyi hronologichnij za hronologiyeyu periodiv abo dat do yakih vidnosyatsya odinici zberigannya funkcionalnij galuzevij tematichnij predmetno pitalnij za funkciyami organizaciyi temami abo pitannyami yaki rozkrivayut zmist odinic zberigannya nominalnij za vidami i riznovidami dokumentiv korespondentskij za organizaciyami v rezultati listuvannya z yakimi utvorilisya odinici zberigannya geografichnij za geografichnimi nazvami teritorij naselenih punktiv ta inshih geografichnih ob yektiv z yakimi pov yazani zmist dokumentiv avtori korespondenti avtorskij za nazvami organizacij abo prizvishami gromadyan yaki ye avtorami dokumentiv Odinici zberigannya vnosyatsya v arhivni opisi i oformlyayutsya v poryadku sho zabezpechuye oblik poshuk i vikoristannya arhivnih dokumentiv Kozhna Odinicya zberigannya maye svij shifr Opisuvannya odinic zberigannya Opisuvannya zdijsnyuyut ukrayinskoyu movoyu nezalezhno vid movi dokumentiv osobovogo pohodzhennya v elektronnij formi Pid chas opisuvannya vzhivayut zagalnoprijnyati oficijni skorochennya Dovilne utvorennya skorochen ne dozvolyayetsya Inozemni imena ta prizvisha zaznachayutsya v ukrayinskij transkripciyi a v duzhkah inozemnoyu movoyu Osnovnim komponentom opisu ye zagolovok dokumenta fajla v elektronnij formi Ukladannya zagolovkiv provoditsya z obov yazkovim pereglyadom fajliv Zagolovok pochinayetsya z oficijnoyi abo avtorskoyi nazvi Za vidsutnosti oficijnoyi abo avtorskoyi nazvi zagolovok skladayetsya v procesi jogo opisuvannya Pri viyavlenni v dokumenti nepovnih vidomostej pro osobu misce ta chas podij datu stvorennya dokumenta tosho vidsutni vidomosti utochnyuyutsya j vnosyatsya do zagolovku odinici zberigannya ta opisovoyi statti yaksho voni ne viklikayut sumnivu Pri comu taki vidomosti berutsya v kvadratni duzhki Skladannya arhivnogo opisu Usi vidi dokumentiv odnogo fondu osobovogo pohodzhennya v elektronnij formi opisuyutsya za odnim opisom dokumentiv v elektronnij formi sho pidlyagayut postijnomu zberigannyu dodatok 11 Kozhna odinicya zberigannya vnositsya do opisu z prisvoyennyam yij unikalnogo poryadkovogo nomera Poryadkovij nomer dokumenta zajmaye svoye misce v opisi vidpovidno do modeli sistematizaciyi yaka vikoristovuyetsya Na kozhnu odinicyu zberigannya vnesenu do opisu obov yazkovo skladayetsya opisova stattya dodatok 12 yaka mistit sukupnist usih informacijnih danih opisannya dokumenta osobovogo pohodzhennya v elektronnij formi Skladannya statej opisu provodyat vidpovidno do Pravil opisuvannya arhivnih dokumentiv DSTU 4331 2004 vikoristovuyuchi poodinichnij sposib opisuvannya Dlya kozhnoyi opisovoyi statti stvoryuyetsya okremij fajl u tekstovomu formati sho mistit zagalnij opis fondu ta opisovu stattyu vidpovidnoyi odinici zberigannya U fajli opisovij statti pereduye zagalnij opis fondu nomer ta nazva fondu nomer opisu hronologichni mezhi fondu zagalna kilkist odinic zberigannya u fondi ta za nayavnosti informaciya pro obmezhennya dostupu do dokumentiv ta datu znyattya obmezhennya Opisova stattya skladayetsya z identifikacijnih kontekstnih ta tehnichnih harakteristik odinici zberigannya Identifikacijni harakteristiki podayutsya suttyevi elementi z identifikaciyi odinici opisuvannya oblikovij nomer odinici zberigannya fajl za opisom im ya fajla z rozshirennyam format fajla data ta chas stvorennya fajla chislo misyac rik godini hvilini sekundi za nayavnosti chi mozhlivosti pidtverdzhennya data ta chas ostannoyi zmini fajla chislo misyac rik godini hvilini sekundi za nayavnosti chi mozhlivosti pidtverdzhennya rozmir fajla bajt nazva ta algoritmu kriptografichnogo geshuvannya gesh znachennya fajla Kontekstni harakteristiki istorichna informaciya podayetsya informaciya pro fondoutvoryuvacha vnutrishnyu organizaciyu anotaciya posilannya na elektronnu versiyu dokumenta yasho ye cinnist odinici opisuvannya ta umovi vikoristannya yiyi informaciyi Tehnichni harakteristiki fizichni harakteristiki ta tehnichni vimogi do tekstovih dokumentiv detalizaciya formatu fotodokumentiv detalizaciya grafichnogo formatu rozmir zobrazhennya shirina visota u pikselyah glibina koloru bit na kanal kolirna model kilkist kanaliv koloru algoritm stisnennya zobrazhennya ye ni audiodokumentiv kodek kilkist zvukovih kanaliv chastota diskretizaciyi Gc shvidkist potoku videodokumentiv tip kontejnera trivalist video videokoduvannya audiokoduvannya Vsi inshi parametri audiodanih viznachayutsya u razi yih nayavnosti za vimogami do opisuvannya cifrovih audiodokumentiv subtitri mova kilkist audiodorizhok bitova shvidkist bitrejt bit s rozmir kadru piksel Vsi inshi parametri kadru viznachayutsya u razi yih nayavnosti za vimogami do opisuvannya cifrovih fotodokumentiv kadrova chastota kadr s tip rozgortki EIR tip platformi operacijna sistema tipi fajliv mova koduvannya dlya veb sajtiv Im ya fajla z rozshirennyam vnositsya do opisovoyi statti v tomu viglyadi v yakomu vono bulo sformovano pri stvorenni fajla Indeks dokumenta v elektronnij formi skladayetsya z nomeru fondu nomeru opisu dokumentiv v elektronnij formi sho pidlyagayut postijnomu zberigannyu nomera za poryadkom indeksu dokumenta ta indeksu grupi dokumentiv za yih vidom Indeks dokumenta zalezhit vid tipu danih dokumentnoyi informaciyi tekstovi dokumenti 01 cifrovi fotodokumenti 02 cifrovi videodokumenti 03 cifrovi audiodokumenti 04 EIR 05 ocifrovani dokumenti 06 Napriklad 09 01 05 01 1 1 Opisuvannya EIR peredbachaye vnesennya do opisovoyi statti informaciyi pro jogo strukturu ta osnovni funkciyi DzherelaPravila roboti arhivnih ustanov Ukrayini M vo yusticiyi Ukrayini Derzh arhiv sluzhba Ukrayini Ukr nauk doslid in t arhiv spravi ta dokumentoznavstva uporyad L A Kiselova Yu A Prilepisheva T P Pris S V Selchenkova za zag red N M Hristovoyi K 2013 243 s Poryadok prijmannya peredavannya dokumentiv osobovogo pohodzhennya v elektronnij formi do Centralnogo derzhavnogo elektronnogo arhivu Ukrayini Derzh arhivna sluzhba Ukrayini Centralnij derzhavnij elektronnij arhiv Ukrayini uklad Kovtanyuk Yu S K 2012 40 s Rukopis Tipove polozhennya pro arhivnij pidrozdil derzhavnogo organu organu miscevogo samovryaduvannya derzhavnogo i komunalnogo pidpriyemstva ustanovi ta organizaciyi zatv nakazom M va yusticiyi Ukrayini vid 10 lyut 2012 r 232 5 zareyestr v M vi yusticiyi Ukrayini vid 10 lyut 2012 r za 202 20515 Oficijnij visnik Ukrayini 2012 14 S 163 PosilannyaOdinicya zberezhennya Literaturoznavcha enciklopediya u 2 t avt uklad Yu I Kovaliv Kiyiv VC Akademiya 2007 T 2 M Ya S 146 Na cyu stattyu ne posilayutsya inshi statti Vikipediyi Bud laska rozstavte posilannya vidpovidno do prijnyatih rekomendacij